Beschaffung von Planungs- und Beratungsleistungen
Der vorliegende Leitfaden zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen ist in die Teile «A» mit Grundsätzen zur Beschaffung und «B» zum Ablauf der Beschaffung sowie «C», Anhang gegliedert und widmet sich den folgenden Themen:
Komplexität im Rahmen der Beschaffung
Die richtige Aufgabenformulierung entscheidet über den Erfolg der Ausschreibung
Zweck des Leitfadens
Inhalt des Leitfadens
Grundsätzliches zur Beschaffung sowie Verfahrensarten und Beschaffungsformen
Generelle Hinweise zur Beschaffung
Gesetzesgrundlagen für öffentliche Beschaffungen
Komplexität im Rahmen der Beschaffung Die Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben einer Bauherrschaft. Es gilt die richtige Wahl zu treffen, zwischen dem am besten geeigneten Anbietenden aufgrund seiner Kompetenzen sowie Ressourcen und des besten projektbezogenen Angebots (Wettbewerbsprojekt, Projektstudien, Lösungsvorschlag) für die ausgeschriebene Aufgabe. Das Ziel ist es, das vorteilhafteste Angebot zu evaluieren. Zudem gilt es verschiedene Themen zu berücksichtigen wie beschaffungsrechtlichen Vorgaben, nachhaltige Beschaffung, die richtige Wahl der Verfahrensart und der Beschaffungsform sowie eine zweckmässige Durchführung der Beschaffung unter Einhaltung der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung der Anbietenden.
Die richtige Aufgabenformulierung entscheidet über den Erfolg der Ausschreibung Als besonders anspruchsvoll erweist sich die Formulierung der auszuschreibenden Aufgaben, mit Angaben zu Bestand, Bedarf und Zielsetzung unter Einbezug der zu involvierenden Interessengruppen und der Betrachtung über den ganzen Lebenszyklus. Schliesslich können die Resultate aus den Wettbewerbsprojekten, Projektstudien oder Lösungsvorschlägen nur dann der Zielvorstellung genügen, wenn die Aufgabenstellung (Pflichtenheft) richtig und zweckmässig formuliert ist. Eine zielgerichtete Planung und erfolgreiche Umsetzung des ausgeschriebenen Vorhabens hängen massgeblich davon ab.
Zweck des Leitfadens
Mit dem Leitfaden will der Verband Liegenschaften Schweiz (VLS) die Auftraggeberin bzw. die Beschaffungsstelle über den gesamten Beschaffungsprozess von Planungs- und Bauberatungsleistungen begleiten und eine zweckmässige und erfolgreiche Beschaffung unterstützen. Der nachhaltigen Beschaffung (vgl. Ziffer 1.3. Nachhaltigkeit in der Beschaffung) und insbesondere den Zuschlagskriterien zur Nachhaltigkeit (vgl. Ziffer 3.5 und 3.6) kommt eine besondere Bedeutung zu.
Inhalt des Leitfadens
Grundsätzliches zur Beschaffung sowie Verfahrensarten und Beschaffungsformen Der vorliegende Leitfaden zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen ist in die Teile «A» mit Grundsätzen zur Beschaffung und «B» zum Ablauf der Beschaffung sowie «C», Anhang gegliedert und widmet sich den folgenden Themen und Bereichen:
Generelle Hinweise zur Beschaffung Ziffer 1 beinhaltet generelle Hinweise zur Beschaffung wie beschaffungsrechtliche Vorgaben, Nachhaltigkeit in der Beschaffung, Berücksichtigung der zu involvierenden Interessengruppen sowie dem phasengerechten Management der Projektziele und -anforderungen.
Verfahrensarten und Beschaffungsformen Ziffer 2 behandelt die Verfahrensarten mit den für die Ausschreibung zu bestimmenden Spezifikationen und den verschiedenen Beschaffungsformen mit ihren Besonderheiten und den zugehörigen Evaluationskriterien.
Vergabekriterien und nachhaltige Beschaffung Ziffer 3 widmet sich dem Vergabekriterien mit den Eignungs- und den Zuschlagskriterien. Eine Besonderheit ist der Katalog von Zuschlagskriterien, die sämtlich auf die Nachhaltigkeit ausgerichtet sind.
Durchführung der Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen Ziffer 4 zeigt schrittweise den gesamten Ablauf zum Beschaffungsprozess auf mit Beschreibung der einzelnen Prozessschritte sowie die zu den einzelnen Prozessschritten erforderlichen Leistungen und Entscheide und den anzuwendenden VLS Vorlagen.
Ziffer 5 und 6 beinhalten ergänzende Angaben zur Beschaffung sowie Hinweise und Grundlagen zum Leitfaden und zu weiteren einschlägigen VLS Dokumenten zur Beschaffung.
Kompatible VLS Vorlagen und andere Grundlagen
VLS Vorlagen zur Unterstützung über den gesamten Beschaffungsprozess Ergänzt wird der Leitfaden durch VLS Vorlagen über den ganzen Beschaffungsprozess. Es sind dies Pflichtenhefte zur Ausschreibung, Eingabedokumente, Vorlagen zur Prüfung/Bewertung der Angebote und Vertragsabschlussvorlagen für die Beauftragung (vgl. Ziffer 6).
KBOB Leitfaden zur Beschaffung von Planelistungen Eine weitere wertvolle Grundlage ist der KBOB1 Leitfaden zur Beschaffung von Planerleistungen. Jedoch wird im Unterschied zum VLS Leitfaden die Beschaffung von Bauberatungsleistungen nicht behandelt.
1. Generelle Hinweise zur Beschaffung
1.1. Gesetzesgrundlagen für öffentliche Beschaffungen
Gesetzesgrundlagen für die Beschaffung International und National Die wichtigsten Gesetzesgrundlagen für öffentliche Beschaffungen in der Schweiz sind auf mehreren Ebenen geregelt: international durch Staatsverträge (z.B. WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen rev. GPA 20122 und trat in revidierter Form für die Schweiz am 1.1.2021 in Kraft), auf nationaler Ebene durch Bundeserlasse wie das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die dazugehörige Verordnung (VöB). Zusätzlich gibt es kantonale Regelungen, wie die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB). Nachstehend sind einige wichtige generelle Hinweise zur Beschaffung genannt.
1.2. Vom Preiswettbewerb zum Qualitätswettbewerb
Paradigmenwechsel vom Preiswettbewerb zum Qualitätswettbewerb Für die öffentliche Beschaffung hat sich mit dem am 1. Januar 2021 in Kraft getretenen, revidierten Bundesgesetzt über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und dessen Verordnung (VöB) ein Paradigmenwechsel vom Preiswettbewerb zum Qualitätswettbewerb vollzogen. Der Zuschlag soll nicht mehr an das wirtschaftlich günstigste, sondern an das vorteilhafteste Angebot3 erteilt werden. Es folgt den Grundsätzen der Beschaffungsstrategie des Bundes und der Strategie nachhaltiger Entwicklung (SNE) 2030 des Bundes. Gemäss Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) bedeutet nachhaltige Beschaffung, die öffentlichen Mittel sowohl wirtschaftlich als auch volkswirtschaftlich, sozial und ökologisch verantwortungsvoll einzusetzen. Güter, Dienstleistungen die beschafft und Bauwerke, die realisiert werden, sollen sich über ihren gesamten Lebenszyklus als wirtschaftlich, gesundheitsverträglich sowie sozial verantwortungsvoll und umweltschonend erweisen und die Kreislaufwirtschaft mit nachhaltigen Lieferketten sicherstellen4.
1.3. Nachhaltigkeit in der Beschaffung
Wachsende Bedeutung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung Das Thema Nachhaltigkeit und der qualitative Anspruch gewinnen – wie vorangehend erwähnt – auch in der Beschaffung immer mehr an Bedeutung, da insbesondere auch im Rahmen des Beschaffungsprozesses die Weichen für die Nachhaltigkeit des Beschaffungsgegenstandes gestellt werden. Es ist demnach essenziell, dass frühzeitig die entsprechenden Überlegungen zum Thema der Nachhaltigkeit gemacht werden. Die Nachhaltigkeitsziele sollen konkretisiert werden und schliesslich in geeigneter Form in der Aufgabenstellung zur Ausschreibung und den Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand sowie in der Beurteilung der Angebote Berücksichtigung finden. So kann sichergestellt werden, dass die Nachhaltigkeitsziele im weiteren Projektverlauf erfolgreich umgesetzt werden. Eine entscheidende Rolle spielen dabei die im Rahmen der Nachhaltigkeit zu definierenden Zuschlagskriterien. Die Ausführung unter Ziffer 3.5 und 3.6 behandeln dieses Thema eingehen.
VLS Leitfaden BE-L131 «Nachhaltige Beschaffung und Zuschlagskriterien zur Nachhaltigkeit» In diesem Zusammenhang wird auch auf den VLS Leitfaden BE-L131 «Nachhaltige Beschaffung und Zuschlagskriterien zur Nachhaltigkeit» verwiesen, der sich ausführlich dem Thema der Nachhaltigkeit in der Beschaffung widmet. Neben den Grundsätzen und Erläuterungen zur nachhaltigen Beschaffung wird auch ein umfassender Katalog von Zuschlagskriterien zur Nachhaltigkeit aufgeführt mit einer Gegenüberstellung zwischen diesem Katalog und den Nachhaltigkeitskriterien nach SNBS5 sowie der SIA 112/1 «Nachhaltiges Bauen». Wichtige Themen und Vorgaben aus dem VLS Leitfaden BE-L131 für die nachhaltige Beschaffung und insbesondere die Zuschlagskriterien zur Nachhaltigkeit sind in den vorliegenden Leitfaden eingeflossen.
1.4. Komplexität der Beschaffung
Die Beschaffung erfordert Kenntnisse über bestimmte Themen und Kompetenzen aus verschiedenen Fachgebieten Die bedarfs- und fachgerechte Beschaffung von Leistungen und Gütern ist ein anspruchsvoller Prozess. Neben der phasengerechten Analyse über den Bedarf, den Bestand und die Machbarkeit sowie der Definition der konzeptionellen, qualitativen, finanziellen und terminlichen Vorgaben zu Bau und Nutzung und der besonderen Bestimmungen und Rahmenbedingungen, sind auch vertiefte Kenntnisse über unterschiedliche Fachgebiete erforderlich. Bei all diesen Prozessen sind die drei Nachhaltigkeitsthemen Gesellschaft, Wirtschaft und Umwelt gleichermassen einzuhalten. Um alle Gegebenheiten gebührend zu berücksichtigen und den gestellten Forderungen gerecht zu werden, ist eine seriöse Vorbereitung und Grundlagenerstellung für den Beschaffungsprozess unabdingbar.
Themen und Fachgebiete rund um eine Beschaffung
1.5. Interessengruppen und Betrachtung über ganzen Lebenszyklus
Koordination der unterschiedlichen Anforderungen und Ansprüche an die Nachhaltigkeit und Berücksichtigung des gesamten Lebenszyklus Je nach Rolle der an der Beschaffung auftraggeberseitig beteiligten Interessenvertreter kann der Fokus auf die verschiedenen Anforderungen und die Nachhaltigkeitskriterien bzw. die Bedeutung, die den Kriterien zugemessen wird, unterschiedlich sein. Im Sinne einer nachhaltigen Beschaffung ist also elementar, dass alle Interessenvertreter (Eigentümer, Nutzer und Betreiber) ihre Bedürfnisse und Anforderungen bei der Bestimmung der Zuschlags- bzw. Nachhaltigkeitskriterien einbringen können und die Kriterien in einer Gesamtbetrachtung entsprechend ihrer Bedeutung abgewogen und gewichtet werden. Sind die wichtigsten Anliegen der drei Hauptbeteiligten erfüllt, kann die Nachhaltigkeit über den gesamten Lebenszyklus des Beschaffungsgegenstandes bestmöglich gewährleistet werden.
auftraggeberseitige Interessenvertreter
1.6. Phasengerechtes Management der Projektziele, -anforderungen und Nachhaltigkeitsthemen
Behandlung der Projektziele und -anforderungen innerhalb der entsprechenden Phasen und involvieren der Interessenvertreter Die erfolgreiche Umsetzung eines Vorhabens und im Speziellen eines Bauvorhabens sowie der Betrieb eines Bauwerks hängt massgeblich ab, von einer phasengerechten Identifizierung der Projektziele und -anforderungen, der Definition der Nachhaltigkeitsziele und der Formulierung der Vorgaben zu den Nachhaltigkeitskriterien. Dabei gilt es, den geforderten Detaillierungsgrad der jeweiligen Phase zu berücksichtigen. Besonders wichtig ist die themen- und phasengerechte Einbindung der zu involvierenden Interessenvertreter (vgl. Ziffer der 1.5).
Die Steuerung von Bauvorhaben ist in den frühen Phasen effizienter Erfahrungsgemäss sind die Steuerungsmöglichkeiten eines Bauvorhabens in den frühen Phasen am grössten und erfordern geringere finanzielle Aufwendungen als Interventionen in den späteren Phasen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Projektziele und -anforderungen (Nachhaltigkeitsziele und die zur Erreichung erforderlichen Nachhaltigkeitskriterien) zur richtigen Zeit zu definieren. Dies gilt insbesondere für die Vorgaben und die Zuschlagskriterien eines Projektwettbewerbs oder Studienauftrags sowie für Lösungsvorschläge im Rahmen von Evaluationsverfahren.
Behandlung der Nachhaltigkeitsthemen innerhalb der entsprechenden Phasen
Nachhaltigkeitsthemen Legende
1.7. Phasenbezogene Aufgaben im Rahmen der Beschaffung
Phasenbezogene Aufgaben vor, während und nach der Beschaffung Nachstehend sind die wichtigsten Aufgaben, seitens Auftraggeberin bzw. Beschaffungsstelle genannt, die in den Phasen: - vor der Beschaffung (strategische Planung und Vorstudie) als Voraussetzung für das Gelingen der Ausschreibung bzw. des Auswahlverfahrens gelten, - während der Beschaffung zur Erlangung einer Auswahl an geeigneten Angeboten und der Vergabe an das vorteilhafteste Angebot erforderlich sind und - unmittelbar nach der Beschaffung zur Erreichung der Projekt- bzw. Nachhaltigkeitsziele hinsichtlich des Beschaffungsgegenstands zu erfolgen haben.
Nachstehend sind die wichtigsten Aufgaben pro Phase aufgeführt6.
Phase / Teilphase |
Aufgaben |
|---|---|
Strategische Planung |
|
Vorstudien |
|
Beschaffung/Auswahlverfahren |
|
Start zur Projektierung/Planung und Realisierung des Beschaffungsgegenstands |
|
1.8. Wichtige Themen einer nachhaltigen und lösungsorientierten Beschaffung
Wichtige Themen im Rahmen einer nachhaltigen und lösungsorientierten Beschaffung Im Rahmen der Vorbereitung einer nachhaltigen und lösungsorientierten Beschaffung gilt es insbesondere folgende Themen zu klären:
Bedarfsabklärung
Bestands-, Bedarfsermittlung mit Prüfung der Machbarkeit Die Grundvoraussetzung für jede Beschaffung ist eine seriöse und phasengerechte Bestandes- und Bedarfsermittlung mit anschliessender Prüfung der Machbarkeit (Studien, Lösungsvorschläge etc.). Besonders bei Bauten stellt sich die Frage nach Sanierung, Ersatz- bzw. Teilersatzneubau oder allenfalls Umnutzung, und schliesslich sind auch die Aspekte der ökologischen Entsorgung beziehungsweise des Recyclings zu berücksichtigen.
Lebenszyklusbetrachtung
Betrachtung der gesamten Lebenszykluskosten Wichtig ist, dass beim Preis-/ Leistungsverhältnis nicht nur die Anschaffungs- bzw. Anfangskosten, sondern die Kosten über den gesamten Lebenszyklus des Beschaffungsgegenstands berücksichtigt werden. Bei Gebäuden oder baulichen Anlagen können Unterhalt und Betrieb bekanntlich ein Mehrfaches der Investitionskosten ausmachen. Auch hinsichtlich der ökologischen und sozialen Aspekte ist die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus – von der Rohstoffgewinnung bis zur Entsorgung – entscheidend.
Dauerhaftigkeit und Kreislauffähigkeit
Beschaffung und Eigenschaften sollen Dauerhaftigkeit und Kreislauffähigkeit berücksichtigen Dauerhaftigkeit und Werterhaltung des Beschaffungsgegenstandes sind wichtige Nachhaltigkeitsaspekte. Daher sind die Beschaffenheit und die Eigenschaft hinsichtlich Wiederverwendung, Reparatur, Wiederaufbereitung und Entsorgung/Recycling von Bedeutung und unterstützen so den Gedanken der Kreislaufwirtschaft. Bauten sollten so konzipiert sein, dass gewisse Bau- oder Anlageteile gut zugänglich und austauschbar sind. Dabei sollen andere Bau- und Anlageteile möglichst nicht tangiert werden. Güter sollen zudem so beschaffen sein, dass sie entweder repariert oder – wenn möglich vollständig – rezykliert werden können.
Faire Arbeitsbedingungen
Berücksichtigung der Arbeitsschutzbestimmungen und faire Arbeitsbedingungen Es sollen ausschliesslich Anbietende berücksichtigt werden, welche die geltenden Vorgaben zu Menschenrechts- und Arbeitsschutzbestimmungen sowie Arbeitsbedingungen und die Gleichbehandlung einhalten (vgl. Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation [ILO-Übereinkommen]). Diese Anforderungen sind im Rahmen der formalen Prüfung bzw. Zulassungsbestimmungen zum Beschaffungsverfahren und nicht im Zusammenhang mit Zuschlagskriterien zu prüfen.
1.9. Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen in verschiedenen Phasen
Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen je nach Zeitpunkt der Leistungserbringung für verschiedene Phasen Das Auswahlverfahren bzw. die Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleitungen können je nach Aufgabe und Erfordernisse sowie je nachdem für welche Phasen diese Leistungen nötig sind, innerhalb verschiedener Phasen erfolgen7. Es sind dies: - zum Ende der Phase «0 – Initialisierung» für Planungs- und Bauberatungsleistungen zur Unterstützung der Bauherrschaft im Rahmen der nachfolgenden Phase «1 – Strategische Planung», - zum Ende der Phase «1 – Strategische Planung» für Planungs- und Bauberatungsleistungen zur Unterstützung der Bauherrschaft im Rahmen der nachfolgenden Phase «2 – Vorstudien» und insbesondere zur Erstellung von Analysen, Machbarkeitsstudien, Testplanungen etc. und - zum Ende der Phase «2 – Vorstudien» für (Planungs- und) Bauberatungsleistungen zur Vorbereitung und Durchführung des Auswahlverfahrens zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen für die nachfolgende Projektierung, Ausschreibung und Realisierung von Bauvorhaben.
1.10. Allgemeine Verfahrensgrundsätze
Bei der Durchführung von Beschaffungen sind insbesondere folgende Themen zu beachten: - Zielsetzung für die Verfahrensart und Beschaffungsform ist ein wirksamer Wettbewerb unter Berücksichtigung der einschlägigen Beschaffungsregelungen und -richtlinien sowie weiteren Vorgaben wie Ansprüche hinsichtlich Sicherheit, Geheimhaltung etc. - Die Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung der Anbietenden sowie Transparenz und geeignete Dokumentierung über das Verfahren ist sicherzustellen. - Die Einhaltung der Anforderungen durch die Anbietenden bzgl. Arbeitsschutzbestimmungen, Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Gleichbehandlung von Frau und Mann etc. ist mittels Selbstdeklaration seitens der Anbietenden (vgl. Ziffer 5.4) ist sicherzustellen - Die Wahrung der Vertraulichkeit sowie die Einhaltung der Bestimmungen bzgl. Vorbefassung (Beteiligung von Anbietenden an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens) sowie Ausstandsregelung (Unabhängigkeit der auftraggeberseitig involvierten Personen gegenüber von Anbietenden) im Rahmen des Verfahrens ist zu gewährleisten. Nähere Ausführungen dazu finden sich unter Art. 13 der Allgemeinen Vertragsbedingungen für Planungs- und Bauberatungsleistungen (vgl. Ziffer 5.5). - Angebote und wichtige Angebotsbeilagen sowie die dazugehörenden Prüfdokumente sind sinnvollerweise während zwei Jahren aufzubewahren. Angebote und wichtige Angebotsbeilagen des zweit und dritt rangierten Anbietenden sind bis zum Abschluss der Leistungserbringung der betreffenden Aufträge aufzubewahren. Haben Angebote zu einem Geschäftsabschluss geführt, so sind sie während der gesamten Garantie- und Betriebszeit aufzubewahren, sofern darin spezielle Leistungen und Qualitätsmerkmale festgehalten sind die nicht im entsprechenden Vertragswerk genannt werden. Für die Ablage von Verträgen und Begleitdokumenten ist bei Bauvorhaben - soweit vorhanden - das Projekthandbuch zu beachten.
2. Verfahrensarten und Beschaffungsformen
2.1. Wahl der Verfahrensart
2.1.1. Bestimmung der Verfahrensart
Bestimmung der Verfahrensart aufgrund der Schwellenwerte. Die anzuwendende Verfahrensart zur Beschaffung von Dienstleistungen (wie übrigens auch für Bauleistungen und Lieferungen) in der öffentlichen Beschaffung ist aufgrund der beschaffungsrechtlichen Vorgaben zu den Schwellenwerte der mutmasslichen Auftragswerte geregelt. Im Staatsvertragsbereich gelten die EU-Schwellenwerte, die für bestimmte öffentliche Aufträge eine EU-weite Ausschreibung vorschreiben, während im nicht Staatsvertragsbereich (unterhalb der EU-Schwellenwerte) die interkantonalen oder kantonalen Schwellenwerte zur Anwendung kommen, die je nach Kanton und Art des Auftrags variieren.
2.1.2. Verfahrensarten und Schwellenwerte
Voraussetzung und Vorgehen sowie Schwellenwerte für die verschiedenen Verfahrensarten Nachfolgend sind die verschiedenen Verfahrensarten mit den entsprechenden Voraussetzungen und dem Vorgehen um Verfahren aufgeführt. Für die Schwellenwerte im Staatsvertragsbereich gelten BöB, Anhang 4, Kap. 1 sowie IVöB, Anhang 1 und im nicht Staatsvertragsbereich BöB, Anhang 4, Kap. 2 sowie IVöB, Anhang 2. Die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Schwellenwerte entsprechen den Werten gemäss BöB, Anhang 4, Kap. 2. für das Jahr 2025 und sind bei Bedarf zu überprüfen. Die Schwellenwerte gelten pro öffentlichen Auftrag und sind als Nettowerte (ohne MwSt.) ausgewiesen.
Verfahrensart |
Voraussetzungen und Vorgehen |
Schwellenwert |
|---|---|---|
offenes Verfahren |
|
ab CHF 250’000 |
selektives Verfahren |
|
ab CHF 250’000 |
Einladungsverfahren |
|
unter CHF 250’000 |
Einladungsverfahren |
|
unter CHF 250’000 |
freihändiges Verfahren |
|
unter CHF 150’000 |
2.1.3. Gegenüberstellung offenes und selektives Verfahren
Vor- und Nachteile des offenen bzw. selektiven Verfahrens Die Schwellenwerte für das offene und selektive Verfahren sind gleich (vgl. Ziffer 2.1.2). Sie weisen jedoch folgende Vor- bzw. Nachteile auf:
Verfahren |
Vor-, Nachteile und Eignung der Verfahren |
||
|---|---|---|---|
Vorteile |
Nachteile |
geeignet wenn: |
|
offenes Verfahren |
|
|
|
selektives Verfahren |
|
|
|
2.1.4. Bestimmung der Auftragswerts
Vorgehen zur Bestimmung der Auftragswerte Die Einordnung in die Schwellenwerte erfordert die Bestimmung des mutmasslichen Auftragswerts für die zu beschaffenden Leistungen. Dazu gilt es folgendes zu beachten (gemäss Art. 15 BöB / IVöB ):
-
Der Auftraggeber schätzt den voraussichtlichen Auftragswert (orientiert an sachlichen und objektiven Kriterien / nicht zu knapp kalkuliert / als Grundlagen können Richtofferten oder Kostenvoranschläge dienen).
-
Ein öffentlicher Auftrag darf nicht aufgeteilt werden, um Bestimmungen dieser Vereinbarung zu umgehen.
-
Für die Schätzung des Auftragswerts ist die Gesamtheit der auszuschreibenden Leistungen oder Entgelte, soweit sie sachlich oder rechtlich eng zusammenhängen, zu berücksichtigen.
-
Alle Bestandteile der Entgelte sind einzurechnen, einschliesslich Verlängerungsoptionen und Optionen auf Folgeaufträge sowie sämtliche zu erwartenden Prämien, Gebühren, Kommissionen und Zinsen, ohne die Mehrwertsteuer.
-
Bei Verträgen mit bestimmter Laufzeit errechnet sich der Auftragswert anhand der kumulierten Entgelte über die bestimmte Laufzeit, einschliesslich allfälliger Verlängerungsoptionen. Die bestimmte Laufzeit darf in der Regel 5 Jahre nicht übersteigen. In begründeten Fällen kann eine längere Laufzeit vorgesehen werden.
-
Bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit errechnet sich der Auftragswert anhand des monatlichen Entgelts multipliziert mit 48.
-
Bei Verträgen über wiederkehrend benötigte Leistungen errechnet sich der Auftragswert aufgrund des geleisteten Entgelts für solche Leistungen während der letzten 12 Monate oder, bei einer Erstbeauftragung, anhand des geschätzten Bedarfs über die nächsten 12 Monate.
2.1.5. Voraussetzungen für die Wahl der Verfahrensart
Verfahrenswahl aufgrund des Sicherheitsanspruchs, allfälliger Voraussetzungen für die freihändige Vergabe sowie der Schwellenwerte Für den Verfahrensentschied sind allfällige Ansprüche bezüglich Sicherheit (entsprechend den Sicherheitsklassifizierungen) prioritär sowie im weiteren allfällige Voraussetzungen für die freihändige Vergabe (vgl. Ziffer Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) der zu beschaffenden Planungs- und Bauberatungsleistungen zu berücksichtigen und gehen allen anderen Kriterien wie Schwellenwerte voran. Für Beschaffungen hohen Sicherheitsansprüchen kommen in der Regel nur das freihändige Verfahren oder das Einladungsverfahren in Frage.
Ablauf der Verfahrenswahl zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen Nachstehend ist das Schema für die Verfahrenswahl zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen (Dienstleistungen) unter Berücksichtigung allfälliger Voraussetzungen für die freihändige Vergabe sowie der Sicherheitsansprüche und der Schwellenwerte aufgezeigt.
Ablaufschema für die Verfahrenswahl von Planungs- und Bauberatungsleistungen
2.1.6. Voraussetzung für die freihändige Vergabe
Verfahrenswahl prioritär aufgrund des Sicherheitsanspruchs Als besondere Voraussetzungen für die freihändige (direkte) Vergabe ohne Ausschreibung gelten – ungeachtet der Anforderungen zu Sicherheit und Geheimhaltung sowie der Schwellenwerte – folgende Fälle (gemäss Art. 21 IVöB):
-
es gehen im offenen Verfahren, im selektiven Verfahren oder im Einladungsverfahren keine Angebote oder keine Teilnahmeanträge ein, kein Angebot entspricht den wesentlichen Anforderungen der Ausschreibung oder den technischen Spezifikationen oder es erfüllt kein Anbieter die Eignungskriterien;
-
es bestehen hinreichende Anhaltspunkte, dass alle im offenen Verfahren, im selektiven Verfahren oder im Einladungsverfahren eingegangenen Angebote auf einer unzulässigen Wettbewerbsabrede beruhen;
-
aufgrund der technischen oder künstlerischen Besonderheiten des Auftrags oder aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums kommt nur ein Anbieter in Frage, und es gibt keine angemessene Alternative;
-
aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse wird die Beschaffung so dringlich, dass selbst mit verkürzten Fristen kein offenes oder selektives Verfahren und kein Einladungsverfahren durchgeführt werden kann;
-
ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen ist aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich, würde erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen;
-
der Auftraggeber beschafft Erstanfertigungen (Prototypen) oder neuartige Leistungen, die auf sein Verlangen im Rahmen eines Forschungs-, Versuchs-, Studien- oder Neuentwicklungsauftrags hergestellt oder entwickelt werden;
-
der Auftraggeber beschafft Leistungen an Warenbörsen;
-
der Auftraggeber kann Leistungen im Rahmen einer günstigen, zeitlich befristeten Gelegenheit zu einem Preis beschaffen, der erheblich unter den üblichen Preisen liegt (insbesondere bei Liquidationsverkäufen);
-
der Auftraggeber vergibt den Folgeauftrag an den Gewinner eines Planungs- oder Gesamtleistungswettbewerbs oder eines Auswahlverfahrens zu Planungs- oder Gesamtleistungsstudien; dabei müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
-
das vorausgehende Verfahren wurde in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Vereinbarung durchgeführt;
-
die Lösungsvorschläge wurden von einem unabhängigen Expertengremium beurteilt;
-
der Auftraggeber hat sich in der Ausschreibung vorbehalten, den Folgeauftrag oder die Koordination freihändig zu vergeben.
-
2.2. Wahl der Beschaffungsform
2.2.1. Bestimmung der Beschaffungsform
Bestimmung die Beschaffungsform aufgrund des Beschaffungsvorhabens Anders als bei der Wahl der Verfahrensart obliegt es der Bauherrschaft bzw. der Beschaffungsstelle, die bezogen auf das konkrete Beschaffungsvorhaben bzw. auf die zu beschaffenden Leistungen geeignete Beschaffungsform mit den anzuwendenden Evaluationskriterien zu wählen (siehe nachfolgende Ausführungen zu den Beschaffungsformen sowie Ziffer 2.3.2 und 2.3.4).
Besonderheiten der Beschaffungsformen zur Evaluation von Einzel- und Generalplaner Nachstehend wird auf die Besonderheiten der verschiedenen Beschaffungsformen eingegangen. Alle Beschaffungsformen können zur Evaluation eines Einzelplaners (ein bestimmter Fachbereich) wie auch eines Generalplaners (mehrere Fachbereiche) eingesetzt werden.
2.2.2. Übersicht über die Beschaffungsformen mit ihren Besonderheiten und Hinweisen
Beschaffungsformen für Planungs- und Bauberatungsleistungen Nachstehend wird ein Überblick sowie Vergleich über die verschiedenen Beschaffungsformenformen und ihre Besonderheiten sowie wichtige Hinweisen für die Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen gegeben.
Themen |
Beschaffungsformen für Planungs- und Bauberatungsleistungen und ihre Besonderheiten |
|||
|---|---|---|---|---|
Wettbewerb |
Studienauftrag |
Planerwahlverfahren |
Leistungsofferte |
|
Formen / Unterformen |
Planungswettbewerb
Gesamtleistungswettbewerb |
Planungsstudie
Gesamtleistungsstudie |
Planerwahlverfahren |
Leistungsofferte |
Art der Resultate |
lösungsorientiertes Verfahren |
leistungsorientiertes Verfahren |
||
Gesetzliche Grundlagen |
BöB / IVöB / SVO |
BöB / IVöB / SVO |
BöB / IVöB / SVO |
BöB / IVöB / SVO |
SIA Ordnungen |
SIA 142 Ordnung für Architektur- und Ingenieurwettbewerbe |
SIA 143 Ordnung für Studienaufträge Architektur, Ingenieurwesen und Freiraum |
SIA 144 Ordnung für Planerwahlverfahren |
SIA 144/2013 Ordnung für Ingenieur- und Architekturleistungsofferten wurde ersetzt durch SIA 144/2022 |
Verfahrensarten |
offen, selektiv oder auf Einladung |
selektiv oder auf Einladung |
offen, selektiv, auf Einladung oder freihändig |
offen, (selektiv), auf Einladung oder freihändig |
Verfahrensstufen und spezielle Verfahrenselemente |
|
|
|
|
Anonymität |
anonym |
nicht anonym |
anonym nur Verfahrensteil Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag |
nicht anonym |
Anwendungsbereiche |
Neubauten und spezielle, komplexe Umbauten und Instandsetzungen |
Neubauten und spezielle, komplexe Umbauten und Instandsetzungen sowie Planungsgrundlagen (z.B. Bebauungsplan) |
Vorstudien, Baumanagement und durchschnittliche Umbauten und Instandsetzungen sowie Neubauten mit geringem Anspruch |
Vorstudien, Baumanagement und Unterhalt sowie einfache, standardisierte Bauaufgaben |
Aufgabenstellungen |
klar definierte Aufgabenstellung mit Projektdefinition, Raumprogramm/ Funktionsschema, ggf. Vor-/ Machbarkeitsstudie |
offene (meist komplexe) Aufgabenstellung, Anforderungen und Rahmenbedingungen nur teilweise bestimmt |
Aufgabenstellung mit Leistungsbeschrieb (in der Regel klare, aber auch schwer definierbare Rahmenbedingungen) mit Bedarf nach konzeptionellen/gestalterischen Aussagen |
klar definierte, abgegrenzte Aufgaben, mit funktionaler Ausschreibung (Zieldefinition) oder detailliertem Leistungsbeschreib |
Leistungsarten und Phasen |
Planungsleistungen mit klar umschriebenen Aufgaben deren Realisierung vorgesehen ist, in der Regel für die SIA-Phasen 3 bis 5 |
Planungsleistungen (meist komplex) mit nur teilweise definierbarer Aufgabenstellung, in der Regel für die SIA-Phasen 3 bis 5 |
Planungs- und Bauberatungsleistungen bei denen eine konzeptionelle Auseinandersetzung mit der Aufgabe wesentlich ist für die Anbieterevaluation, in der Regel für die SIA-Phasen 1 bis 6 |
Planungs- und Bauberatungsleistungen bei denen eine konzeptionelle Auseinandersetzung mit der Aufgabe nicht wesentlich ist für die Anbieterevaluation, in der Regel für die SIA-Phasen 1 bis 6 |
Fachgebiete |
Architektur- und Ingenieurwesen (ggf. Generalplaner) |
Architektur- und Ingenieurwesen (ggf. Generalplaner) |
Architektur- und Ingenieurwesen (ggf. Generalplaner) sowie Bauberatung |
Bauberatung sowie Architektur- und Ingenieurwesen (ggf. Generalplaner) |
Projektspezifischer Gestaltungsspielraum |
klare Aufgabenstellung mit mittlerem bis grossem Projektierungs- und Gestaltungsspielraum |
Aufgabenstellung mit grossem Projektierungs- und Gestaltungsspielraum, deren Anforderung, Rahmenbedingungen und Zielsetzungen im Dialog geklärt werden müssen |
Aufgabenstellung mit geringem bis mittlerem Projektierungs- und Gestaltungsspielraum jedoch mit Bedarf nach konzeptioneller, gestalterischer Aussage zur Aufgabe |
Aufgabenstellung mit unbedeutendem Projektierungs- und Gestaltungsspielraum |
Zielsetzung für das Angebot |
beste Lösung für ein konkretes Vorhaben |
beste Lösung (ggf. mit Aufgabenklärung und Lösungsfindung) für ein Vorhaben |
vorteilhaftestes Angebot mit projektbezogener Qualifikation |
vorteilhaftestes Angebot |
Evaluationskriterien |
Wettbewerbsprojekt |
Projektstudie |
Lösungsvorschlag |
Anbieterqualifikation |
Aufwand Anbietende |
mittel bis gross |
gross |
klein bis mittel |
klein |
Grundlagen zum Verfahren |
Pflichtenheft mit:
|
Pflichtenheft mit:
|
Pflichtenheft mit:
|
Pflichtenheft mit:
|
Themen/Inhalte der Pflichtenhefte und Eingabedokumente |
Pflichtenheft
Eingabedokumente
|
wie «Wettbewerb» jedoch in der Regel weniger eindeutig definierte Aufgabenstellung bzw. Rahmenbedingungen zum Gegenstand der Beschaffung |
wie «Wettbewerb» jedoch den Anforderungen der Beschaffungsform angemessene Anforderungen an den Lösungsvorschlag (projektspezifische Qualifikation) |
wie «Planerwahlverfahren» jedoch ohne konzeptionelle Aussagen zur Aufgabenstellung (projektspezifische Qualifikation) |
Beurteilung durch |
Jury/Preisgericht |
Bewertungsgremium |
Bewertungsgremium |
Bewertungsgremium |
Bericht zur Beurteilung |
Dokumentation der Vorprüfung, Beurteilung und Bewertung der Wettbewerbsprojekte und der Honorarangebote durch die Jury/ das Preisgericht und Vergabeempfehlung zuhanden der Auftraggeberin |
Dokumentation der Vorprüfung, Beurteilung und Bewertung der Projektstudien, der Anbieterqualifikationen und der Honorarangebote durch das Beurteilungsgremium und Vergabeempfehlung zuhanden der Auftraggeberin |
Dokumentation der Vorprüfung, Beurteilung und Bewertung der Lösungsvorschläge, der Anbieterqualifikationen und der Honorarangebote durch das Bewertungsgremium und Vergabeempfehlung zuhanden der Auftraggeberin |
Dokumentation der Vorprüfung, Beurteilung und Bewertung der Anbieterqualifikationen und der Honorarangebote durch das Bewertungsgremium und Vergabeempfehlung zuhanden der Auftraggeberin |
Preise / Entschädigungen |
Preisgeld mit Rangfolge, ggf. Ankäufe |
Pauschalentschädigung ohne Rangfolge |
in der Regel keine Entschädigung (wenn begrenzter Aufwand für Lösungsvorschläge) mit Rangierung der Angebote |
keine Entschädigung / mit Rangierung der Angebote |
Vergabe / Auftrag |
freihändige Vergabe an den Gewinner |
freihändige Vergabe (in der Regel) an den Bestbeurteilten |
Zuschlag an den Anbietenden mit dem vorteilhaftesten Angebot |
Zuschlag an den Anbietenden mit dem vorteilhaftesten Angebot |
Das Dialogverfahren und der Gesamtleistungswettbewerb werden in der Übersicht nicht behandelt In der vorangehenden Übersicht der Beschaffungsformen nicht behandelt sind:
-
das «Dialogverfahren». Dieses Verfahren ist aufgrund des Wissensaustausches zwischen der Auftraggeberin und den Anbietenden während dem Beschaffungsverfahren hinsichtlich Wahrung der Chancengleichheit der Anbietenden sehr herausfordernd und aufwendig. Das Dialogverfahren im öffentlichen Beschaffungswesen ist dann angezeigt, wenn die Auftraggeberin komplexe oder innovative Beschaffungen plant und die genauen Anforderungen noch nicht klar definiert werden können. Es dient dazu, in einem intensiven Austausch mit Anbietern die optimale Lösung zu finden, bevor ein formales Vergabeverfahren eingeleitet wird und
-
der «Gesamtleistungswettbewerb» da dieser neben den Planungsleistungen auch die Bauleistungen beinhaltet, also kein reines Planerevaluationsverfahren ist.
2.2.3. Projekt- und Ideenwettbewerb
2.2.3.1. Projektwettbewerb
Konkrete Projektvorschläge zur Umsetzung eines Bauvorhabens mit Evaluation des Planers Der Projektwettbewerb ist ein anonymes Planerevaluationsverfahren und dient zur Lösungsfindung klar umschriebener Aufgaben, deren Realisierung vorgesehen ist. Er hat die Erarbeitung konkreter, umsetzungsreifer Projektvorschläge zum Ziel und dient im Weiteren zur Evaluation von geeigneten Fachleuten, welche die Lösung realisieren können. Die Gegenleistung für die Wettbewerbsprojekte besteht aus Preisen, Ankäufen und allfälligen Entschädigungen sowie für den Gewinner in der Aussicht auf den Auftrag für die Planerleistungen. Beispiele sind: Architekturwettbewerb für ein konkretes Bauvorhaben, Wettbewerb für die Gestaltung eines öffentlichen Platzes mit genauen Vorgaben.
2.2.3.2. Ideenwettbewerb
Lösungsansätze für eine bestimmte Fragestellung Der Ideenwettbewerb soll kreativen und innovativen Vorschläge bringen für konzeptionelle Entscheide oder für die Lösungsansätze von Aufgaben, die nur allgemein umschrieben und abgegrenzt sind und deren Ausführung nicht unmittelbar vorgesehen ist. Ziel ist die Ideensammlung und die Erforschung verschiedener Lösungsansätze für eine bestimmte Fragestellung. Die Gegenleistung für die Vorschläge besteht aus Preisen, Ankäufen und allfälligen Entschädigungen, wobei dem Gewinner keine weiteren Aufträge in Aussicht stehen. Beispiele sind: Ideenwettbewerb für eine städtebauliche Entwicklung, Wettbewerb für neue Nutzungskonzepte für ein bestimmtes Areal.
2.2.3.3. Unterschied zwischen Projektwettbewerb und Ideenwettbewerb
Planungswettbewerb mit Detaillierungsgrad unterschiedlicher Zielsetzung Beide Beschaffungsformen sind Planungswettbewerbe, die jedoch mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad und Zielsetzung und unterschiedliche Phasen der Planungsarbeit ansprechen. Zusammenfassend lässt sich sagen: Der Projektwettbewerb ist eine detailliertere und umsetzungsorientierte Form des Wettbewerbs, während der Ideenwettbewerb eher auf die Entwicklung von Konzepten und die Erforschung von Lösungsansätzen abzielt.
2.2.3.4. Honorarangebot im Rahmen eines Projektwettbewerbs
Honorarangebot ist Bestandteil der Angebotseinreichung Gemäss bisheriger Bundesgerichtspraxis besteht für die Zuschlagskriterien für den Preis eine Mindestgewichtung von 20% (unabhängig vom Beschaffungsgegenstand), welche nicht unterschritten werden darf, zumindest nicht nach der Rechtsprechung zum bisherigen Vergaberecht . Dies heisst also, dass auch im Rahmen von Projektwettbewerben (und Studienaufträgen mit Folgeauftrag) das Zuschlagskriterium Preis als Honorarangebot mit zu berücksichtigen ist. Nach gängiger Praxis ist dies jedoch unüblich; wäre aber problemlos lösbar, indem bei dem anonymen Projektwettbewerbsverfahren, das Honorarangebot separat mir der Zwei-Covert-Methode eingereicht wird (vgl. Ziffer 2.2.7). Dies hätte zudem den Vorteil, dass bei Auftragserteilung die Honorierung bereits geregelt ist und keine nachträglich Preisverhandlungen notwendig wären. Bei Studienaufträgen und Ideenwettbewerben kann auf das Honorarangebot verzichtet werden, wenn daraus keine Folgeaufträge resultieren.
2.2.4. Studienauftrag
Konkrete Projektstudien zur Umsetzung eines Bauvorhabens mit Definition der Aufgabenstellung während des Verfahrens Ein Studienauftrag (Projektstudie und Ideenstudie) ist ein nicht anonymes Planerevaluationsverfahren, das bei komplexen Aufgabenstellungen eingesetzt wird, bei denen die Aufgabenstellung noch nicht klar definiert ist und ein Dialog zur Definition der Aufgabenstellung und zur Lösungsfindung zwischen Auftraggeber und Anbietende während des Prozesses wichtig bzw. erforderlich ist. Mehrere Teilnehmer werden gleichzeitig beauftragt, Ideen und Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Alle haben Anspruch auf Entschädigung und werden gleich honoriert. Ein Studienauftrag kann auch mit einem Folgeauftrag verbunden werden. Für das Honorarangebot gilt dann sinngemäss gleiches wie obenstehend unter Ziffer 2.2.3). Beispiele sind: Architekturwetttaufgaben für ein konkretes Bauvorhaben oder für Bebauungsrichtpläne bei denen die Aufgabestellung im Laufe des Verfahrens präzisiert werden muss.
Konflikt mit dem öffentlichen Vergaberecht aufgrund der fehlenden Anonymität Zur Beschaffungsform des Studienauftrags gilt zu beachten, dass ein Studienauftrag, der im Rahmen der öffentlichen Beschaffung durchgeführt wird, in Konflikt mit dem Schweizerischen Vergaberecht geraten kann, da die Anonymität der Anbietenden während des Verfahrens nicht gewährleistet ist. Das liegt daran, dass das Vergaberecht Wert auf Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerb legt und Anonymität ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung dieser Prinzipien ist. Daher nimmt der VLS im Rahmen der öffentlichen Beschaffung von dieser Beschaffungsform eine zurückhaltende Haltung ein.
2.2.5. Planerwahlverfahren
Lösungs- und leistungsorientiertes Angebot zur Evaluation von für Planungs- bzw. Bauberatungsleistungen Das Planerwahlverfahren ist ein lösungs- und leistungsorientiertes Evaluationsverfahren, das sich zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen eignet. Neben der Anbieterqualifikation und dem Preis/Honorarangebot wird auch die projektspezifische Qualifikation der Anbietenden abgefragt. Letzteres kann aufgrund eines Lösungsvorschlags (Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag) erfolgen. Das Verfahren kann als halb-anonymes Verfahren (anonymes Einreichen und Beurteilen des Lösungsvorschlags) erfolgen. Der Auftrag wird an den Anbietenden vergeben, der sowohl fachlich geeignet ist als auch das vorteilhafteste Angebot vorgelegt hat. Beispiele sind: Planungs- oder Bauberatungsangebote zu konkreten Bauvorhaben mit geringem Spielraum für Gestaltung bzw. Konzeption.
Klare Aufgabenstellung mit begrenztem Spielraum für Gestaltung und Konzeption Das Planerwahlverfahren eignet sich für klare Aufgabenstellungen, bei denen der gestalterische und konzeptionelle Spielraum für die Lösung begrenzt ist. Das Planerwahlverfahren unterscheidet sich vom Projektwettbewerb bzw. Studienauftrag insofern, als bei Letzteren die Aufgabenstellung einen größeren Gestaltungsspielraum zulässt und die Lösung stärker im Vordergrund steht.
2.2.6. Leistungsofferte
Angebot bezüglich Fachkompetenz und Wirtschaftlichkeit zur Evaluation von für Planungs- bzw. Bauberatungsleistungen Die Leistungsofferte dient als nicht anonymes Evaluationsverfahren für Planungs- und Bauberatungsleistungen und zur Suche nach dem geeignetsten Anbietenden, sowohl hinsichtlich der fachlichen Kompetenz der Ressourcen (Anbieterqualifikation) als auch der wirtschaftlichen Aspekte (Preis/ Honorarangebot). Die Aufgabenstellung muss klar definiert sein und auf projektspezifische qualitative Aussagen wird im Rahmen des Angebots verzichtet. Für die Einreichung der Leistungsofferte wird in der Regel keine Entschädigung entrichtet. Die Vergabe erfolgt an das Angebot mit bester Bewertung bzgl. Anbieterqualifikation und Wirtschaftlichkeit des Angebots. Beispiele sind: Planungs- oder Bauberatungsangebote für ein konkrete Bauvorhaben bei denen keine projektspezifischen Angaben relevant sind.
2.2.7. «Zwei-Couvert-Methode»
Vorgehen bei der «Zwei-Couvert-Methode» Wird für das Planerwahlverfahren ein halb-anonymes Verfahren (anonymes einreichen und Beurteilen des Lösungsvorschlags) gewählt, kann wie nachfolgend aufgeführt verfahren werden.
Zwei-Covert-Methode: Der Lösungsvorschlag (Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag) werden in einem separaten Couvert bzw. einer Mappe eingereicht. Weder die Dokumente/Pläne zu Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag noch das zugehörige Couvert bzw. die Mappe dürfen mit dem Namen des Verfassers angeschrieben werden, sondern müssen mit einem Kennwort bezeichnet sein. Den Unterlagen ist ein separates, verschlossenes Covert mit dem Kennwort versehenen und mit Inhalt zum Namen der Verfasser beizulegen (gleiches gilt sinngemäss auch für ein allfälliges Architekturmodell).
Eingabe: Die Eingabe der Zustandsanalysen und der Konzeptvorschläge erfolgt zur Wahrung der Anonymität separat (getrennt von der Eingabe der übrigen Angebotsunterlagen, so dass keine Rückschlüsse auf die Anbietenden gezogen werden können).
Prüfung und Beurteilung: Die Vorprüfung durch die Vorprüfenden und die Beurteilung mit Bewertung des Lösungsvorschlag durch das Beurteilungs-/Bewertungsgremium erfolgt unter Wahrung der Anonymität.
Gewährleistung der Anonymität: Die Vergabestelle stellt sicher, dass die Anonymität für den Vorprüf- sowie den Beurteilungs- und Bewertungsprozess des Lösungsvorschlags gewahrt bleibt (physisch getrennte Aufbewahrung der anonymen und nicht anonymen Grundlagen) und somit die Vorprüfenden bzw. das Beurteilungs-/Bewertungsgremium vor Prozessende keine Kenntnis über die Verfasser erlangt.
Aufhebung der Anonymität: Die Aufhebung der Anonymität erfolgt erst nach der Beurteilung und Bewertung der Qualifikation der Anbietenden und der Honorarangebote. Im Verfahren ohne Präqualifikationsstufe (1-stufiges offenen Verfahren bzw. 1-stufiges Einladungsverfahren) sind die Namen der Verfasser der Lösungsvorschläge in Erfahrung zu bringen, damit diejenigen Anbietenden, die aufgrund ihrer Qualifikation als ungeeignet erklärt werden, aus dem Verfahren ausgeschieden werden können. Zur Wahrung der Anonymität wird eine vertrauenswürdige dritte Stelle (bspw. Notariat) beigezogen und dieser die mit Kennwort versehen Coverts mit den Namen der Verfasser übergeben. So können die Namen der Verfasser (der Lösungsvorschläge) der ausgeschiedenen Anbietenden in Erfahrung gebracht werden ohne Aufhebung der Anonymität der übrigen Anbietenden im weiteren Vergabeprozess.
Couvert-Öffnung: Die Öffnung der mit dem Kennwort versehenen Couverts (nach der Beurteilung und Bewertung) beinhaltend die Namen der Anbietenden wird protokolliert. Das Protokoll wird mit Datum und Unterschrift(en) versehen.
ggf. Präsentation durch Anbietende: Die Präsentation durch die Anbietenden erfolgt erst nach der anonymen Beurteilung und Bewertung der Auftragsanalysen und Konzeptvorschläge.
2.3. Zu bestimmende Spezifikationen und Evaluationskriterien zu den Verfahrensarten und Beschaffungsformen
2.3.1. Verfahrensarten und zu bestimmende Spezifikation zur Beschaffung von Planungsleistungen
Im Rahmen von Beschaffungsverfahren für Planungsleistungen sind zu den jeweiligen Themen folgende Spezifikationen zu bestimmen (vgl. nachfolgende Tabellenübersicht):
Themen |
für die Beschaffung zu definierende Spezifikationen |
|||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Verfahrensart |
freihändiges Verfahren |
Einladungsverfahren |
offenes oder selektives Verfahren |
|||||||||
Leistungsart |
Planungsleistungen |
|||||||||||
Mandat als |
Einzelplanende |
Planergemeinschaft |
||||||||||
Fachgebiete |
Architektur |
Architektur |
||||||||||
Bauingenieurwesen |
Bauingenieurwesen |
|||||||||||
Elektroingenieurwesen |
Elektroingenieurwesen |
|||||||||||
HLKK Ingenieurwesen |
HLKK Ingenieurwesen |
|||||||||||
Sanitäringenieurwesen |
Sanitäringenieurwesen |
|||||||||||
weitere Fachplaner |
weitere Fachplaner |
|||||||||||
SIA Phasen |
3 Projektierung |
4 Ausschreibung |
5 Realisierung |
|||||||||
Beschaffungsform |
Planungswettbewerb als Projekt- oder Ideenwettbewerb, ein- oder zweistufig |
Planungsstudie als Projekt- oder Ideenstudie, ein- oder zweistufig |
Planerwahlverfahren, ein- oder zweistufig |
Leistungsofferte |
||||||||
Evaluationskriterien |
||||||||||||
- anbieterbezogene Aussagen |
Anbieterqualifikation (Firma/Schlüsselpersonen) |
Sozial-, Sicherheits- und Umweltkriterien |
||||||||||
- Honorierungsart |
Zeittarif nach Qualifikationskategorien (Modalität 1) ggf. mit (Teil-) Pauschale/ Globale/Kostendach |
Zeittarif für Planungsgruppen (Modalität 2) ggf. mit (Teil-) Pauschale/ Globale/Kostendach |
nach aufwandbestimmenden Baukosten (Kostentarif) ggf. mit (Teil-) Pauschale/Globale/Kostendach |
|||||||||
- projektspezifische Aussagen |
projektspezifische Qualifikation mittels Wettbewerbsprojekt (anonym) |
projektspezifische Qualifikation mittels Projektstudie (nicht anonym) |
projektspezifische Qualifikation mittels Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag (ggf. halb-anonym) |
|||||||||
2.3.2. Beschaffungsformen und anzuwendende Evaluationskriterien zur Beschaffung von Planungsleistungen
Für die zur Beschaffung von Planungsleistungen gängigen Beschaffungsformen – Wettbewerbe, Studienaufträge, Planerwahlverfahren und Leistungsofferten – kommen die drei Evaluationskriterien – Anbieterqualifikation, Preis (Honorar) und projektspezifische Qualifikation – unterschiedlich zur Anwendung (vgl. nachfolgende Tabellenübersicht).
Beschaffungsform |
Beschaffungsformen für Planungs- und Bauberatungsleistungen und ihre Besonderheiten |
||
|---|---|---|---|
Anbieterqualifikation |
Preis (Honorar) |
projektspezifische Qualifikation |
|
Projekt-/Ideenwettbewerb |
nein |
ja |
ja |
Projekt-/Ideenwettbewerb |
|||
1.Stufe |
ja |
nein |
nein |
2.Stufe |
nein |
ja |
ja |
Studienauftrag |
ja |
ja |
ja |
Studienauftrag |
|||
|
ja |
nein |
nein |
|
nein |
ja |
ja |
Planerwahlverfahren |
ja |
ja |
ja |
Planerwahlverfahren |
|||
1.Stufe |
ja |
nein |
nein |
2.Stufe |
nein |
ja |
ja |
Leistungsofferte |
ja |
ja |
nein |
* falls anonym, Verfahren mit «Zwei-Couvert-Methode»
** ggf. mit Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag (vgl. VLS-Vorlage BE-V126.EK.na und BE-V126.EK.a)
2.3.3. Verfahrensarten und zu definierende Spezifikation zur Beschaffung von Bauberatungsleistungen
Im Rahmen von Beschaffungsverfahren für Bauberatungsleistungen sind zu den jeweiligen Themen folgende Spezifikationen zu bestimmen (vgl. nachfolgende Tabellenübersicht): Themen für die Beschaffung zu definierende Spezifikationen
Themen |
für die Beschaffung zu definierende Spezifikationen |
|||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Verfahrensart |
freihändiges Verfahren |
Einladungsverfahren |
offenes oder selektives Verfahren |
|||||||||
Leistungsart |
Bauberatungsleistungen |
|||||||||||
Mandat als |
Einzelplanende |
Beratungsteam |
||||||||||
Fachgebiete |
Bauherrenvertretung |
Gesamtberatung |
||||||||||
Bauherrenunterstützung |
Raumplanung |
|||||||||||
Bauherrenberatung |
Architektur/Koordination |
|||||||||||
Projektcontrolling |
Bauökonomie |
|||||||||||
weitere Berater |
Bauingenieurwesen |
|||||||||||
Elektroingenieurwesen |
||||||||||||
HLKK Ingenieurwesen |
||||||||||||
Sanitäringenieurwesen |
||||||||||||
weitere Fachspezialisten |
||||||||||||
SIA Phasen |
1 Initialisierung |
2 Strategische Planung |
3 Vorstudien |
|||||||||
3 Projektierung |
4 Ausschreibung |
5 Realisierung |
6 Bewirtschaftung |
|||||||||
Beschaffungsform |
Planerwahlverfahren, ein- oder zweistufig |
Leistungsofferte |
||||||||||
Evaluationskriterien |
||||||||||||
- anbieterbezogene Aussagen |
Anbieterqualifikation (Firma/Schlüsselpersonen) |
Sozial-, Sicherheits- und Umweltkriterien |
||||||||||
- Honorierungsart |
Zeittarif nach Qualifikationskategorien (Modalität 1) ggf. mit (Teil-) Pauschale/ Globale/Kostendach |
Zeittarif für Planungsgruppen (Modalität 2) ggf. mit (Teil-) Pauschale/ Globale/Kostendach |
||||||||||
2.3.4. Beschaffungsformen und anzuwendende Evaluationskriterien zur Beschaffung von Bauberatungsleistungen
Für die zur Beschaffung von Bauberatungsleistungen gängigen Beschaffungsformen –Planerwahlverfahren und Leistungsofferten – kommen die drei Evaluationskriterien – Anbieterqualifikation, Preis (Honorar) und projektspezifische Qualifikation – unterschiedlich zur Anwendung (vgl. nachfolgende Tabellenübersicht).
Beschaffungsform |
Beschaffungsformen für Planungs- und Bauberatungsleistungen und ihre Besonderheiten |
||
|---|---|---|---|
Anbieterqualifikation |
Preis (Honorar) |
projektspezifische Qualifikation |
|
Planerwahlverfahren |
ja |
ja |
ja |
Planerwahlverfahren |
|||
1.Stufe |
ja |
nein |
nein |
2.Stufe |
nein |
ja |
ja |
Leistungsofferte |
ja |
ja |
nein |
* falls anonym, Verfahren mit «Zwei-Couvert-Methode»
** ggf. mit Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag (vgl. VLS-Vorlage BE-V126.EK.na und BE-V126.EK.a)
3. Vergabekriterien und nachhaltige Beschaffung
3.1. Zulassungsbestimmungen für Anbietende
Formale Vorgaben und Zulassungsbestimmungen für Anbietende und der Angebote Für die Zulassung der Anbietenden bzw. des Angebots ist die Einhaltung der formalen Vorgaben und der Zulassungsbestimmungen erforderlich, wie bspw.:
-
Einhaltung der vorgegebenen Fristen,
-
Vollständigkeit und Formrichtigkeit der Eingabeunterlagen
-
ggf. Anerkennung von Geheimhaltungsverpflichtungen und Werberichtlinien
-
Einreichung der vollständig ausgefüllten und rechtgültig unterzeichneten Selbstdeklaration (vgl. Ziffer 5.4) sowie Einhaltung der «Musskriterien»
-
Einhaltung und Bestimmung der Vorgaben gemäss den Ausschreibungsunterlagen
-
keine Erteilung falscher Auskünfte an die Beschaffungsstelle oder
-
falsche Angaben im Rahmen des Beschaffungsverfahrens sowie
-
keine weiteren Verstösse oder Umstände wie in Art.44 BöB / IVöB genannt.
Signifikante Verstösse führen zum Ausschluss der Anbietenden vom Verfahren. Bagatellen sollen jedoch nicht zu einem Ausschluss führen.
3.2. Arten der Vergabekriterien
Vergabekriterien bestehend aus Eignungs- und Zuschlagskriterien Die für eine Beschaffung bzw. für den Vergabeentscheid erforderlichen Vergabekriterien setzen sich aus den Eignungskriterien und den Zuschlagskriterien zusammen. Sie sind aufgrund der Erfordernisse und Vorgaben der zu beschaffenden Leistungen zu definieren. Dabei berücksichtigen die Eignungskriterien die anbieterbezogene und die Zuschlagskriterien die angebotsbezogene Qualifikation. In einem ersten Schritt erfolgt die Eignungsprüfung der Anbietenden aufgrund der Eignungskriterien. Im Anschluss daran wird die Beurteilung und Bewertung der Angebote, der als geeignet erachteten Anbietenden, aufgrund der Zuschlagskriterien durchgeführt.
Vergabekriterien bestehend aus Eignungs- und Zuschlagskriterien
3.3. Eignungskriterien
3.3.1. Anbieterbezogen Eignungskriterien
Eignungskriterien zur Prüfung der anbieterbezogenen Qualifikation Aufgrund der Eignungskriterien wird beurteilt, ob die Anbietenden über die erforderliche Qualifikation (Kompetenzen und Ressourcen) verfügenfootnot:[Für die Beschaffungsform des einstufigen (anonymen) Projekt-/Ideenwettbewerbs, werden die nachfolgenden Eignungskriterien in der Regel nicht angewendet. Da das Verfahren anonym durchgeführt wird, müssten diese Kriterien getrennt von der Beurteilung der Projektvorschläge und vorzugsweise im Anschluss daran durch eine neutrale, aussenstehende Person (vorzugsweise Notar/Treuhänder) erfolgen (vgl. auch Zwei-Couvert-Methode, Ziffer 2.2.7). Allfällige Ausschlüsse von Anbietenden würde demzufolge nach der anonymen Beurteilung der Projektvorschläge erfolgen.]. Es dürfen nur objektive und beurteilbare Kriterien zur Prüfung der Eignung verwendet werden. Anbietende die als nicht geeignet beurteilt werden, werden vom Verfahren ausgeschlossen. Als Eignungskriterien gelten: - Die anbieterbezogene Eignung der anbietenden Firma (Qualifikation aufgrund der Angaben und der Referenzobjekte) wie ausreichende Fachkompetenz, Personalressourcen, geeignete Unternehmensorganisation (Organigramm), Infrastruktur und erforderlicher Versicherungsschutz; - die anbieterbezogene Eignung des Projektteams bzw. der Schlüsselpersonen (Qualifikation aufgrund der Angaben und der Referenzobjekte) wie ausreichende Fachkompetenz und Zeitressourcen im Projekt; - die Anforderungen der nicht «Musskriterien» gemäss der einzureichenden Selbstdeklaration (vgl. Ziffer 5.4) ausreichend erfüllen; - aufgrund spezieller Anforderungen auch Aussagen zu Strafregister und Betreibungsauszug.
3.3.2. Anwendung von Zuschlagskriterien als Eignungskriterien
Zuschlagskriterien die für die Eignung erforderlich sind In Ausnahmefällen bzw. bei speziellen Ansprüchen an den Beschaffungsgegenstand und/oder den damit verbundenen Anforderungen an die Anbietenden können auch die unter Ziffer 3.6 (Katalog von Zuschlagskriterien zur Nachhaltigkeit) genannten Zuschlagskriterien als Eignungskriterien angewendet werden, wie bspw. «Betriebliches Risiko- und Sicherheitsmanagement / Informationssicherheitsmanagement der Anbietenden».
3.3.3. Qualifikation aufgrund der Eignungskriterien
Erfüllung der Eignungskriterien als Qualifikation Die Eignungskriterien definieren die anbieterseitigen Anforderungen, die nötig sind, um die geforderten Leistungen zu erbringen. Die Erfüllung dieser Kriterien gilt somit grundsätzlich als Voraussetzung für die Qualifikation der Anbietenden.
Gründe und Verhältnismässigkeit für den Ausschluss von Anbietenden Anbietende können in offenen oder selektiven Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, wenn ihre Angebote nicht den Anforderungen entsprechen, sie nicht geeignet sind, sie gegen das Vergaberecht verstossen oder die Vorgaben und Bestimmung zum Verfahren nicht einhalten. Der Ausschluss muss jedoch verhältnismäßig sein und darf nicht auf Bagatellgründen beruhen.
Ausschluss aufgrund schlechter Erfahrung Ebenfalls können Anbieter in einem offenen oder selektiven Vergabeverfahren aufgrund nachweislich schlechter Erfahrung aus früheren Aufträgen ausgeschlossen werden, jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen (bspw. bei vorzeitiger Beendigung des Vertrags oder Schadenersatzforderungen aufgrund erheblicher Mängel). Es reicht nicht aus, wenn der Auftraggeber lediglich unzufrieden mit der Leistung eines Anbieters ist. Der Ausschluss muss also verhältnismäßig sein und auf einer fundierten Grundlage basieren.
Einladungsverfahren und freihändiges Verfahren Im Einladungsverfahren und im freihändigen Verfahren sollen grundsätzlich nur Anbietende berücksichtigt werden, bei welchen angenommen werden kann, dass sie über die geforderte Eignung verfügen.
3.4. Zuschlagskriterien
3.4.1. Angebotsbezogene Zuschlagskriterien
Zuschlagskriterien zur Beurteilung des vorteilhaftesten Angebots Die Zuschlagskriterien dienen der Beschaffungsstelle, das vorteilhafteste und am besten geeignete Angebot (vgl. auch Ziffer 1.2) zu evaluieren. Die Wahl der Kriterien ist daher von grosser Bedeutung. Sie sollen den spezifischen Ansprüchen und Erfordernissen genügen, die in Bezug auf den Beschaffungsgegenstand bzw. die zu beschaffenden Leistungen bestehen. Im Weiteren müssen sie sachlich begründet, nichtdiskriminierend sowie beurteilbar und bewertbar sein.
Anbieterbezogene Eignungskriterien als Muss-Kriterien versus angebotsbezogene Zuschlagskriterien als Kann-Kriterien Es ist vor allem bei Kriterien, die sich auf betriebliche und organisatorische Themen beziehen sowie auch auf die Ressourcen und Kompetenzen der Anbietenden, nicht immer einfach und eindeutig, diese den Eignungs- bzw. Zuschlagskriterien zuzuordnen. Daher ist es wichtig, dass bei den Eignungskriterien, die als Muss-Kriterien (sog. «Killerkriterien») gelten, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen der Anbietenden abgefragt und geprüft werden. Hingegen sollen bei den Zuschlagskriterien, die als Kann-Kriterien gelten, die Ressourcen und Kompetenzen angebotsbezogen – also auf den spezifischen Beschaffungsgegenstand zugeschnitten – definiert und beurteilt werden.
Aussagen zum konkreten Beschaffungsgegenstand Des Weiteren gehören im Rahmen der Zuschlagskriterien neben dem Preis (Honorarangebot) insbesondere die qualitativen und quantitativen Aussagen zum konkreten Beschaffungsgegenstand bzw. zum konkreten Projekt. Dazu eignen sich besonders für intellektuelle Dienstleistungen Projektwettbewerbe oder Projektstudien für Planungsmandate sowie Lösungsvorschläge (Auftragsanalysen und Vorgehens-/Konzeptstudien) für Bauberatungsmandate.
3.4.2. Wahl der Zuschlagskriterien
Auf den konkreten Beschaffungsgegenstand zugeschnitten Zuschlagskriterien Die Wahl der Zuschlagskriterien soll individuell aufgrund einer konkreten Beschaffung erfolgen und richtet sich insbesondere nach: - Art, Bedürfnisse und Verbindlichkeiten des Beschaffungsgegenstands, Projekts, Planungs-, Bauvorhabens, Anlagen, Güter etc., - der Art des Auftrags wie Dienstleistungen (Bauberatung oder Planung), Bauleistungen und Lieferungen (Waren), - dem Leistungsumfang bzw. den Phasen, für die Leistungen zu erbringen sind (Initialisierung, strategische Planung, Vorstudien, Projektierung, Ausschreibung, Realisierung, Bewirtschaftung) sowie - der Strategie, den Vorgaben und der Reglementierung zur Beschaffung seitens der Auftraggeberin sowie dem Beschaffungsrecht.
3.4.3. Bekanntgabe der Gewichtung der Zuschlagskriterien
Gründe für die Bekanntgabe der Gewichtung der Zuschlagskriterien Im Rahmen einer Beschaffung soll bei derer Vorbereitung die Gewichtung (bspw. in Prozenten oder Punkten) der einzelnen Zuschlagskriterien definiert und in den Ausschreibungsunterlagen angegeben werden. Einerseits schafft dies Transparenz und Fairness gegenüber den Anbietenden, andererseits bringt die Bekanntgabe der Zuschlagskriterien und derer Gewichtung den Vorteil, dass die Anbietenden ihr Angebot besser auf Bedürfnisse und Vorstellungen der Auftraggeberin ausrichten und die Angebote somit zielgerichteter erstellt werden können. Bei einer späteren Definition der Gewichtung der Zuschlagskriterien, – also erst während des Vergabeprozesses – erhöht sich die Gefahr, dass ungeeigneter Angebote eingehen und schliesslich falsche Entscheidungen gefällt werden.
4. Durchführung der Beschaffung
4.1. Prozessablauf
Prozessablauf zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen Nachstehend ist der Prozessablauf einer Beschaffung mit den einzelnen Prozessschritten und den dazugehörenden Prozessbeschreibungen sowie den Hinweisen auf einschlägige VLS Grundlagen und den Prozessdokumenten abgebildet.
Auswahlverfahren / Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen
5. Ergänzende Angaben zur Beschaffung
5.1. Das Zuschlagskriterium Preis-/Honorarangebot
5.1.1. Bedeutung des Preis-/Honorarangebots gegenüber den Projektkosten
Beeinflussbarkeit und Verlauf der Projektierungskosten Die Beeinflussbarkeit und der Verlauf der Projektkosten sind eng miteinander verwoben und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Die Kosten sind zu Beginn des Projekts am stärksten beeinflussbar und nehmen dann mit fortschreitendem Projektverlauf ab. Gleichzeitig steigt mit der Zeit die Genauigkeit der Kostenschätzung.
Bedeutung der qualitativen Kriterien von Anbietenden und Angeboten für das Gelingen des Projekts Bei der Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen ist es also von entscheidender Bedeutung, das vorteilhafteste Angebot zu evaluieren, und dies nicht zuletzt auch hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit eines Projektes. Die Honorarkosten machen in der Regel einen kleinen Teil der gesamten Projektkosten aus. Viel entscheidender als die Honorarkosten sind für das Gelingen eines Projekts – eben auch in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit – die Qualifikation der Anbietenden und die projektbezogene Qualität des Angebots. Auch eine Einschränkung der zu erbringenden Planungs- und Bauberatungsleistungen – so dass bspw. wegen des Kostendrucks auf erforderliche Variantenstudien verzichtet wird – kann wirtschaftlich kontraproduktiv sein und verhindern, dass geeignetere und kostengünstigere Lösungen gefunden werden.
Richtige Gewichtung des Kriteriums Preis-/Honorarkosten gegenüber den qualitativen Kriterien Daher ist die Auftraggeberin gut beraten, diesem Umstand Rechnung zu tragen und dem Kriterium Preis-/Honorarangebot gegenüber den qualitativen Kriterien angemessen, geringer zu bewerten und die zum Gelingen des Projekts erforderlichen Leistungen nicht zu Beschneiden.
Beeinflussbarkeit und verlauf der Projektierungskosten
5.1.2. Bewertung des Preis-/Honorarangebots
Gemäss Rechtsprechung in der öffentlichen Beschaffung erfolgt die Bewertung des Preis-/ Honorarangebots lineare mit der vorgängigen Festlegung einer Bandbreite bzw. Preisspanne8, wobei das günstigste zulässige Angebot die beste Bewertung erhält. Angebote ab dem Maximum der Bandbreite erhalten 0 Punkte (in der Regel keine Negativpunkte). Die Bandbreite beträgt üblicherweise, bei Dienstleistungen bis zu 75%, in Ausnahmefällen bis 100% (bei Bauleistungen sind es 30% bis 50%).
Beispiel für Preisbewertung mit Preisspanne 80% und max. Punktzahl 60:
Preis-/Honorarangebot, CHF 200‘000.-- 60 Punkte (tiefstes Angebot)
Preis-/Honorarangebot, CHF 280‘000.-- 30 Punkte
Preis-/Honorarangebot, CHF 3600‘000.-- 0 Punkte
Preis-/Honorarangebot, CHF 420‘000.-- 0 Punkte
Punktebewertung bei Preisspanne von 80%
5.1.3. Bewertung von Honorarangeboten nach dem Zeitaufwand
Stundenansätze und Zeitaufwandschätzung aufgrund Beschreibung der Bauberatungsleistungen In einem Vergabeverfahren für Bauberatungsleistungen kann neben den Stundenansätzen (nach Qualifikationskategorien bzw. mit ansatzbestimmenden Faktoren) auch der geschätzte Zeitaufwand abgefragt werden. Dies bedingt jedoch ein Pflichtenheft mit klar definierter Beschreibung der anzubietenden Bauberatungsleistungen (vgl. VLS Standard PPM-S121 «Leistungen und Zuständigkeiten der Bauherrschaft und der Bauberatung»).
Kosten aufgrund Stundenansätze und Zeitaufwandschätzung soll nicht als Zuschlagskriterium gelten Es empfiehlt sich allerdings nicht, die aus den angebotenen Stundenansätzen und dem geschätzten Zeitaufwand resultierenden Kosten im Rahmen der Angebotsbeurteilung zu berücksichtigen bzw. als Zuschlagskriterium bzgl. Wirtschaftlichkeit zu verwenden. Dies gilt besonders für die frühen Phasen (Initialisierung / strategische Planung / Vorstudien / Projektierung) da zu diesem Zeitpunkt die vorhandenen Vorstellungen und Kenntnisse zum avisierten Bauvorhaben in der Regel noch nicht ausreichend sind, um eine seriöse Zeitaufwandschätzung vorzunehmen. Erfahrungsgemäss kann der effektive Zeitaufwand im Laufe der Projektentwicklung vielfach massiv von der Erstschätzung abweichen. Zudem kann eine Preisbewertung (als Zuschlagskriterium) die Anbietenden dazu verleiten, den geschätzten Zeitaufwand möglichst gering anzugeben, um ihre Zuschlagschancen zu erhöhen, was bei Auftragserteilung und späterer grösserer Kostenabweichungen zu unangenehmen Situationen und Unfairness gegenüber Anbietenden mit schlussendlich zutreffenderer Zeitschätzung führen und kann.
Die anbieterseitigen Zeitaufwandschätzungen sollen nur als Richtgrösse gelten Die anbieterseitigen Zeitschätzungen können der Vergabestelle jedoch helfen zu beurteilen, ob die Anbietenden die gestellte Aufgabe richtig erfasst bzw. ihren Aufwand bedarfsgerecht eingeschätzt haben, damit eine fach- und qualitätsgerecht Aufgabenerfüllung gewährleistet werden kann. Die im Rahmen des Ausschreibeverfahrens bekannt gewordenen Honorarkosten (basierend auf den angebotenen Stundenansätzen und den geschätzten Zeitaufwänden) können der Vergabestelle allenfalls als Orientierungshilfe und Richtgrösse für die zu erwartenden Bauberatungskosten dienen.
Schätzung des Zeitaufwands für die Bauberatungsleistungen durch die Auftraggeberin Der VLS empfiehlt der Auftraggeberin bzw. Vergabestelle die Schätzung für den Zeitaufwand der zu beschaffenden Bauberatungsleistungen zu Beginn des Beschaffungsverfahrens selber oder durch eine von ihr beauftragte Fachstelle vornehmen zu lassen. Dieses hat die folgenden Vorteile:
-
Die Grössenordnung des mutmasslichen Auftragswerts ist rechtzeitig bekannt, so dass aufgrund des Schwellenwerts das submissionsrechtlich geforderte Beschaffungsverfahren bestimmt werden kann.
-
Die finanziellen Mittel für die Beauftragung könne frühzeitig beschafft bzw. sichergestellt werden.
-
Die Anbietenden haben einheitliche Grundlagenwerte für ihre Angebote und könne ihre Ansätze so besser kalkulieren.
-
Der Aufwand für eine erste Schätzung der Honorare muss nur einmal betrieben werden, so dass der i.d.R. unentgeltliche Aufwand durch die Anbietenden im Rahmen der Angebotserstellung minimiert wird.
Basis für die Zeitaufwandschätzung der Planungsleistungen Die obenstehenden Ausführungen gelten weitgehend auch für Planungsleistungen. Allerdings besteht alternativ zur Honorierungsart nach dem Zeitaufwand für die Planungsleis-tungen auch diejenige nach den aufwandbestimmenden Baukosten und die somit eine projektbezogene Berechnungsbasis für den geschätzten Zeitaufwand bietet.
- Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren ↩
- siehe TRIAS Staatsverträge ↩
- Art. 41 BöB/IVöB ↩
-
KBOB und Kap. 1.3.1 des Leitfadens Durchführung von Wettbewerbs- und Studienauftragsverfahren
↩ - Standard Nachhaltiges Bauen Schweiz ↩
- Unter Ziffer 4.2 sind die Aufgaben und zu erbringenden Leistungen für den Beschaffungsprozess detailliert aufgeführt. ↩
- Vgl. Ziffer 3.1 des VLS Standards PPM-S121 Leistungen und Zuständigkeiten der Bauherrschaft und der Bauberatung ↩
- Die Preisspanne hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie stark der Preis im Verhältnis zu anderen Zuschlagskriterien gewichtet wird ↩