Bedarfsabklärung

Bestands-, Bedarfsermittlung mit Prüfung der Machbarkeit Die Grundvoraussetzung für jede Beschaffung ist eine seriöse und phasengerechte Be-standes- und Bedarfsermittlung mit anschliessender Prüfung der Machbarkeit (Studien, Lösungsvorschläge etc.). Besonders bei Bauten stellt sich die Frage nach Sanierung, Er-satz- bzw. Teilersatzneubau oder allenfalls Umnutzung, und schliesslich sind auch die Aspekte der ökologischen Entsorgung beziehungsweise des Recyclings zu berücksichti-gen.

Lebenszyklusbetrachtung

Betrachtung der gesamten Lebenszykluskosten Wichtig ist, dass beim Preis-/ Leistungsverhältnis nicht nur die Anschaffungs- bzw. An-fangskosten, sondern die Kosten über den gesamten Lebenszyklus des Beschaffungsge-genstands berücksichtigt werden. Bei Gebäuden oder baulichen Anlagen können Unter-halt und Betrieb bekanntlich ein Mehrfaches der Investitionskosten ausmachen. Auch hin-sichtlich der ökologischen und sozialen Aspekte ist die Betrachtung des gesamten Le-benszyklus – von der Rohstoffgewinnung bis zur Entsorgung – entscheidend.

Dauerhaftigkeit und Kreislauffähigkeit

Beschaffung und Eigenschaften sollen Dauerhaftigkeit und Kreislauffähigkeit berücksichtigen Dauerhaftigkeit und Werterhaltung des Beschaffungsgegenstandes sind wichtige Nach-haltigkeitsaspekte. Daher sind die Beschaffenheit und die Eigenschaft hinsichtlich Wie-derverwendung, Reparatur, Wiederaufbereitung und Entsorgung/Recycling von Bedeu-tung und unterstützen so den Gedanken der Kreislaufwirtschaft. Bauten sollten so konzi-piert sein, dass gewisse Bau- oder Anlageteile gut zugänglich und austauschbar sind. Da-bei sollen andere Bau- und Anlageteile möglichst nicht tangiert werden. Güter sollen zu-dem so beschaffen sein, dass sie entweder repariert oder – wenn möglich vollständig – rezykliert werden können.

Faire Arbeitsbedingungen

Berücksichtigung der Arbeitsschutzbestimmungen und faire Arbeitsbedingungen Es sollen ausschliesslich Anbietende berücksichtigt werden, welche die geltenden Vorga-ben zu Menschenrechts- und Arbeitsschutzbestimmungen sowie Arbeitsbedingungen und die Gleichbehandlung einhalten (vgl. Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsor-ganisation [ILO-Übereinkommen]). Diese Anforderungen sind im Rahmen der formalen Prüfung bzw. Zulassungsbestimmungen zum Beschaffungsverfahren und nicht im Zu-sammenhang mit Zuschlagskriterien zu prüfen.

2.1.1. Bestimmung der Verfahrensart

Bestimmung der Verfahrensart aufgrund der Schwellenwerte. Die anzuwendende Verfahrensart zur Beschaffung von Dienstleistungen (wie übrigens auch für Bauleistungen und Lieferungen) in der öffentlichen Beschaffung ist aufgrund der beschaffungsrechtlichen Vorgaben zu den Schwellenwerte der mutmasslichen Auftrags-werte geregelt. Im Staatsvertragsbereich gelten die EU-Schwellenwerte, die für bestimmte öffentliche Aufträge eine EU-weite Ausschreibung vorschreiben, während im nicht Staats-vertragsbereich (unterhalb der EU-Schwellenwerte) die interkantonalen oder kantonalen Schwellenwerte zur Anwendung kommen, die je nach Kanton und Art des Auftrags variie-ren.

2.1.2. Verfahrensarten und Schwellenwerte

Voraussetzung und Vorgehen sowie Schwellenwerte für die verschiedenen Verfahrensar-ten Nachfolgend sind die verschiedenen Verfahrensarten mit den entsprechenden Voraus-setzungen und dem Vorgehen um Verfahren aufgeführt. Für die Schwellenwerte im Staatsvertragsbereich gelten BöB, Anhang 4, Kap. 1 sowie IVöB, Anhang 1 und im nicht Staatsvertragsbereich BöB, Anhang 4, Kap. 2 sowie IVöB, Anhang 2. Die in der nachste-henden Tabelle aufgeführten Schwellenwerte entsprechen den Werten gemäss BöB, An-hang 4, Kap. 2. für das Jahr 2025 und sind bei Bedarf zu überprüfen. Die Schwellenwerte gelten pro öffentlichen Auftrag und sind als Nettowerte (ohne MwSt.) ausgewiesen.

2.1.3. Gegenüberstellung offenes und selektives Verfahren

Vor- und Nachteile des offenen bzw. selektiven Verfahrens Die Schwellenwerte für das offene und selektive Verfahren sind gleich (vgl. Ziffer 2.1.2). Sie weisen jedoch folgende Vor- bzw. Nachteile auf:

2.1.4. Bestimmung der Auftragswerts

Vorgehen zur Bestimmung der Auftragswerte Die Einordnung in die Schwellenwerte erfordert die Bestimmung des mutmasslichen Auftragswerts für die zu beschaffenden Leistungen. Dazu gilt es folgendes zu beachten (gemäss Art. 15 BöB / IVöB ):

2.1.5. Voraussetzungen für die Wahl der Verfahrensart

Verfahrenswahl aufgrund des Sicherheitsanspruchs, allfälli-ger Voraussetzungen für die freihändige Vergabe sowie der Schwellenwerte Für den Verfahrensentschied sind allfällige Ansprüche bezüglich Sicherheit (entspre-chend den Sicherheitsklassifizierungen) prioritär sowie im weiteren allfällige Vorausset-zungen für die freihändige Vergabe (vgl. Ziffer Fehler! Verweisquelle konnte nicht ge-funden werden.) der zu beschaffenden Planungs- und Bauberatungsleistungen zu be-rücksichtigen und gehen allen anderen Kriterien wie Schwellenwerte voran. Für Beschaf-fungen hohen Sicherheitsansprüchen kommen in der Regel nur das freihändige Verfah-ren oder das Einladungsverfahren in Frage.

Ablauf der Verfahrenswahl zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen Nachstehend ist das Schema für die Verfahrenswahl zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen (Dienstleistungen) unter Berücksichtigung allfälliger Vorausset-zungen für die freihändige Vergabe sowie der Sicherheitsansprüche und der Schwellen-werte aufgezeigt.

2.1.6. Voraussetzung für die freihändige Vergabe

Verfahrenswahl prioritär auf-grund des Sicherheitsan-spruchs Als besondere Voraussetzungen für die freihändige (direkte) Vergabe ohne Ausschrei-bung gelten – ungeachtet der Anforderungen zu Sicherheit und Geheimhaltung sowie der Schwellenwerte – folgende Fälle (gemäss Art. 21 IVöB):

2.2.1. Bestimmung der Beschaffungsform

Bestimmung die Beschaf-fungsform aufgrund des Be-schaffungsvorhabens Anders als bei der Wahl der Verfahrensart obliegt es der Bauherrschaft bzw. der Beschaf-fungsstelle, die bezogen auf das konkrete Beschaffungsvorhaben bzw. auf die zu be-schaffenden Leistungen geeignete Beschaffungsform mit den anzuwendenden Evaluati-onskriterien zu wählen (siehe nachfolgende Ausführungen zu den Beschaffungsformen sowie Ziffer 2.3.2 und 2.3.4).

Besonderheiten der Beschaf-fungsformen zur Evaluation von Einzel- und Generalplaner Nachstehend wird auf die Besonderheiten der verschiedenen Beschaffungsformen ein-gegangen. Alle Beschaffungsformen können zur Evaluation eines Einzelplaners (ein be-stimmter Fachbereich) wie auch eines Generalplaners (mehrere Fachbereiche) eingesetzt werden.

2.2.2. Übersicht über die Beschaffungsformen mit ihren Besonderheiten und Hinweisen

Beschaffungsformen für Planungs- und Bauberatungsleistungen Nachstehend wird ein Überblick sowie Vergleich über die verschiedenen Beschaffungs-formenformen und ihre Besonderheiten sowie wichtige Hinweisen für die Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen gegeben.

Das Dialogverfahren und der Gesamtleistungswettbewerb werden in der Übersicht nicht behandelt In der vorangehenden Übersicht der Beschaffungsformen nicht behandelt sind:

2.2.3. Projekt- und Ideenwettbewerb

2.2.4. Studienauftrag

Konkrete Projektstudien zur Umsetzung eines Bauvorha-bens mit Definition der Aufga-benstellung während des Ver-fahrens Ein Studienauftrag (Projektstudie und Ideenstudie) ist ein nicht anonymes Planerevaluati-onsverfahren, das bei komplexen Aufgabenstellungen eingesetzt wird, bei denen die Aufgabenstellung noch nicht klar definiert ist und ein Dialog zur Definition der Aufgaben-stellung und zur Lösungsfindung zwischen Auftraggeber und Anbietende während des Prozesses wichtig bzw. erforderlich ist. Mehrere Teilnehmer werden gleichzeitig beauf-tragt, Ideen und Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Alle haben Anspruch auf Entschädi-gung und werden gleich honoriert. Ein Studienauftrag kann auch mit einem Folgeauftrag verbunden werden. Für das Honorarangebot gilt dann sinngemäss gleiches wie obenste-hend unter Ziffer 2.2.3). Beispiele sind: Architekturwettaufgaben für ein konkretes Bauvorhaben oder für Bebau-ungsrichtpläne bei denen die Aufgabestellung im Laufe des Verfahrens präzisiert werden muss.

Konflikt mit dem öffentlichen Vergaberecht aufgrund der fehlenden Anonymität Zur Beschaffungsform des Studienauftrags gilt zu beachten, dass ein Studienauftrag, der im Rahmen der öffentlichen Beschaffung durchgeführt wird, in Konflikt mit dem Schwei-zerischen Vergaberecht geraten kann, da die Anonymität der Anbietenden während des Verfahrens nicht gewährleistet ist. Das liegt daran, dass das Vergaberecht Wert auf Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerb legt und Anonymität ein wichtiges In-strument zur Sicherstellung dieser Prinzipien ist. Daher nimmt der VLS im Rahmen der öf-fentlichen Beschaffung von dieser Beschaffungsform eine zurückhaltende Haltung ein.

2.2.5. Planerwahlverfahren

Lösungs- und leistungsorien-tiertes Angebot zur Evaluation von für Planungs- bzw. Baube-ratungsleistungen Das Planerwahlverfahren ist ein lösungs- und leistungsorientiertes Evaluationsverfahren, das sich zur Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen eignet. Neben der Anbieterqualifikation und dem Preis/Honorarangebot wird auch die projektspezifische Qualifikation der Anbietenden abgefragt. Letzteres kann aufgrund eines Lösungsvor-schlags (Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag) erfolgen. Das Verfahren kann als halb-anonymes Verfahren (anonymes Einreichen und Beurteilen des Lösungsvorschlags) er-folgen. Der Auftrag wird an den Anbietenden vergeben, der sowohl fachlich geeignet ist als auch das vorteilhafteste Angebot vorgelegt hat. Beispiele sind: Planungs- oder Bauberatungsangebote zu konkreten Bauvorhaben mit ge-ringem Spielraum für Gestaltung bzw. Konzeption.

Klare Aufgabenstellung mit begrenztem Spielraum für Ge-staltung und Konzeption Das Planerwahlverfahren eignet sich für klare Aufgabenstellungen, bei denen der gestal-terische und konzeptionelle Spielraum für die Lösung begrenzt ist. Das Planerwahlverfah-ren unterscheidet sich vom Projektwettbewerb bzw. Studienauftrag insofern, als bei Letz-teren die Aufgabenstellung einen größeren Gestaltungsspielraum zulässt und die Lösung stärker im Vordergrund steht.

2.2.6. Leistungsofferte

Angebot bezüglich Fachkom-petenz und Wirtschaftlichkeit zur Evaluation von für Pla-nungs- bzw. Bauberatungsleis-tungen Die Leistungsofferte dient als nicht anonymes Evaluationsverfahren für Planungs- und Bauberatungsleistungen und zur Suche nach dem geeignetsten Anbietenden, sowohl hinsichtlich der fachlichen Kompetenz der Ressourcen (Anbieterqualifikation) als auch der wirtschaftlichen Aspekte (Preis/ Honorarangebot). Die Aufgabenstellung muss klar defi-niert sein und auf projektspezifische qualitative Aussagen wird im Rahmen des Angebots verzichtet. Für die Einreichung der Leistungsofferte wird in der Regel keine Entschädigung entrichtet. Die Vergabe erfolgt an das Angebot mit bester Bewertung bzgl. Anbieterqualifi-kation und Wirtschaftlichkeit des Angebots. Beispiele sind: Planungs- oder Bauberatungsangebote für ein konkrete Bauvorhaben bei denen keine projektspezifischen Angaben relevant sind.

2.2.7. «Zwei-Couvert-Methode»

Vorgehen bei der «Zwei-Couvert-Methode» Wird für das Planerwahlverfahren ein halb-anonymes Verfahren (anonymes einreichen und Beurteilen des Lösungsvorschlags) gewählt, kann wie nachfolgend aufgeführt verfah-ren werden.

Zwei-Covert-Methode: Der Lösungsvorschlag (Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag) werden in einem separaten Couvert bzw. einer Mappe eingereicht. Weder die Dokumen-te/Pläne zu Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag noch das zugehörige Couvert bzw. die Mappe dürfen mit dem Namen des Verfassers angeschrieben werden, sondern müssen mit einem Kennwort bezeichnet sein. Den Unterlagen ist ein separates, verschlossenes Covert mit dem Kennwort versehenen und mit Inhalt zum Namen der Verfasser beizule-gen (gleiches gilt sinngemäss auch für ein allfälliges Architekturmodell).

Eingabe: Die Eingabe der Zustandsanalysen und der Konzeptvorschläge erfolgt zur Wah-rung der Anonymität separat (getrennt von der Eingabe der übrigen Angebotsunterlagen, so dass keine Rückschlüsse auf die Anbietenden gezogen werden können).

Prüfung und Beurteilung: Die Vorprüfung durch die Vorprüfenden und die Beurteilung mit Bewertung des Lösungsvorschlag durch das Beurteilungs-/Bewertungsgremium erfolgt unter Wahrung der Anonymität.

Gewährleistung der Anonymität: Die Vergabestelle stellt sicher, dass die Anonymität für den Vorprüf- sowie den Beurteilungs- und Bewertungsprozess des Lösungsvorschlags gewahrt bleibt (physisch getrennte Aufbewahrung der anonymen und nicht anonymen Grundlagen) und somit die Vorprüfenden bzw. das Beurteilungs-/Bewertungsgremium vor Prozessende keine Kenntnis über die Verfasser erlangt.

Aufhebung der Anonymität: Die Aufhebung der Anonymität erfolgt erst nach der Beurtei-lung und Bewertung der Qualifikation der Anbietenden und der Honorarangebote. Im Ver-fahren ohne Präqualifikationsstufe (1-stufiges offenen Verfahren bzw. 1-stufiges Einla-dungsverfahren) sind die Namen der Verfasser der Lösungsvorschläge in Erfahrung zu bringen, damit diejenigen Anbietenden, die aufgrund ihrer Qualifikation als ungeeignet erklärt werden, aus dem Verfahren ausgeschieden werden können. Zur Wahrung der Anonymität wird eine vertrauenswürdige dritte Stelle (bspw. Notariat) beigezogen und die-ser die mit Kennwort versehen Coverts mit den Namen der Verfasser übergeben. So kön-nen die Namen der Verfasser (der Lösungsvorschläge) der ausgeschiedenen Anbieten-den in Erfahrung gebracht werden ohne Aufhebung der Anonymität der übrigen Anbie-tenden im weiteren Vergabeprozess.

Couvert-Öffnung: Die Öffnung der mit dem Kennwort versehenen Couverts (nach der Be-urteilung und Bewertung) beinhaltend die Namen der Anbietenden wird protokolliert. Das Protokoll wird mit Datum und Unterschrift(en) versehen.

ggf. Präsentation durch Anbietende: Die Präsentation durch die Anbietenden erfolgt erst nach der anonymen Beurteilung und Bewertung der Auftragsanalysen und Konzeptvor-schläge.

2.3.1. Verfahrensarten und zu bestimmende Spezifikation zur Beschaffung von Planungsleistungen

Im Rahmen von Beschaffungsverfahren für Planungsleistungen sind zu den jeweiligen Themen folgende Spezifikationen zu bestimmen (vgl. nachfolgende Tabellenübersicht):

2.3.2. Beschaffungsformen und anzuwendende Evaluationskriterien zur Beschaffung von Planungsleistungen

Für die zur Beschaffung von Planungsleistungen gängigen Beschaffungsformen – Wett-bewerbe, Studienaufträge, Planerwahlverfahren und Leistungsofferten – kommen die drei Evaluationskriterien – Anbieterqualifikation, Preis (Honorar) und projektspezifische Qualifikation – unterschiedlich zur Anwendung (vgl. nachfolgende Tabellenübersicht).

* falls anonym, Verfahren mit «Zwei-Couvert-Methode»

** ggf. mit Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag (vgl. VLS-Vorlage BE-V126.EK.na und BE-V126.EK.a)

2.3.3. Verfahrensarten und zu definierende Spezifikation zur Beschaffung von Bauberatungsleistungen

Im Rahmen von Beschaffungsverfahren für Bauberatungsleistungen sind zu den jeweili-gen Themen folgende Spezifikationen zu bestimmen (vgl. nachfolgende Tabellenüber-sicht): Themen für die Beschaffung zu definierende Spezifikationen

2.3.4. Beschaffungsformen und anzuwendende Evaluationskriterien zur Be-schaffung von Bauberatungsleistungen

Für die zur Beschaffung von Bauberatungsleistungen gängigen Beschaffungsformen –Planerwahlverfahren und Leistungsofferten – kommen die drei Evaluationskriterien – An-bieterqualifikation, Preis (Honorar) und projektspezifische Qualifikation – unterschiedlich zur Anwendung (vgl. nachfolgende Tabellenübersicht).

* falls anonym, Verfahren mit «Zwei-Couvert-Methode»

** ggf. mit Auftragsanalyse und Konzeptvorschlag (vgl. VLS-Vorlage BE-V126.EK.na und BE-V126.EK.a)

3.3.1. Anbieterbezogen Eignungskriterien

Eignungskriterien zur Prüfung der anbieterbezogenen Qualifi-kation Aufgrund der Eignungskriterien wird beurteilt, ob die Anbietenden über die erforderliche Qualifikation (Kompetenzen und Ressourcen) verfügenfootnot:[Für die Beschaffungsform des einstufigen (anonymen) Projekt-/Ideenwettbewerbs, werden die nachfolgenden Eignungskriterien in der Regel nicht angewendet. Da das Verfahren anonym durchgeführt wird, müssten diese Kriterien getrennt von der Beurteilung der Projektvorschläge und vorzugsweise im Anschluss daran durch eine neutrale, aussenstehende Person (vorzugs-weise Notar/Treuhänder) erfolgen (vgl. auch Zwei-Couvert-Methode, Ziffer 2.2.7). Allfällige Aus-schlüsse von Anbietenden würde demzufolge nach der anonymen Beurteilung der Projektvor-schläge erfolgen.]. Es dürfen nur objektive und be-urteilbare Kriterien zur Prüfung der Eignung verwendet werden. Anbietende die als nicht geeignet beurteilt werden, werden vom Verfahren ausgeschlossen. Als Eignungskriterien gelten: - Die anbieterbezogene Eignung der anbietenden Firma (Qualifikation aufgrund der Angaben und der Referenzobjekte) wie ausreichende Fachkompetenz, Per-sonalressourcen, geeignete Unternehmensorganisation (Organigramm), Infra-struktur und erforderlicher Versicherungsschutz; - die anbieterbezogene Eignung des Projektteams bzw. der Schlüsselpersonen (Qualifikation aufgrund der Angaben und der Referenzobjekte) wie ausreichende Fachkompetenz und Zeitressourcen im Projekt; - die Anforderungen der nicht «Musskriterien» gemäss der einzureichenden Selbstdeklaration (vgl. Ziffer 5.4) ausreichend erfüllen; - aufgrund spezieller Anforderungen auch Aussagen zu Strafregister und Betrei-bungsauszug.

3.3.2. Anwendung von Zuschlagskriterien als Eignungskriterien

Zuschlagskriterien die für die Eignung erforderlich sind In Ausnahmefällen bzw. bei speziellen Ansprüchen an den Beschaffungsgegenstand und/oder den damit verbundenen Anforderungen an die Anbietenden können auch die unter Ziffer 3.6 (Katalog von Zuschlagskriterien zur Nachhaltigkeit) genannten Zuschlags-kriterien als Eignungskriterien angewendet werden, wie bspw. «Betriebliches Risiko- und Sicherheitsmanagement / Informationssicherheitsmanagement der Anbietenden».

3.3.3. Qualifikation aufgrund der Eignungskriterien

Erfüllung der Eignungskriterien als Qualifikation Die Eignungskriterien definieren die anbieterseitigen Anforderungen, die nötig sind, um die geforderten Leistungen zu erbringen. Die Erfüllung dieser Kriterien gilt somit grund-sätzlich als Voraussetzung für die Qualifikation der Anbietenden.

Gründe und Verhältnismässig-keit für den Ausschluss von Anbietenden Anbietende können in offenen oder selektiven Vergabeverfahren ausgeschlossen wer-den, wenn ihre Angebote nicht den Anforderungen entsprechen, sie nicht geeignet sind, sie gegen das Vergaberecht verstossen oder die Vorgaben und Bestimmung zum Verfah-ren nicht einhalten. Der Ausschluss muss jedoch verhältnismäßig sein und darf nicht auf Bagatellgründen beruhen.

Ausschluss aufgrund schlech-ter Erfahrung Ebenfalls können Anbieter in einem offenen oder selektiven Vergabeverfahren aufgrund nachweislich schlechter Erfahrung aus früheren Aufträgen ausgeschlossen werden, je-doch nur unter bestimmten Voraussetzungen (bspw. bei vorzeitiger Beendigung des Ver-trags oder Schadenersatzforderungen aufgrund erheblicher Mängel). Es reicht nicht aus, wenn der Auftraggeber lediglich unzufrieden mit der Leistung eines Anbieters ist. Der Ausschluss muss also verhältnismäßig sein und auf einer fundierten Grundlage basieren.

Einladungsverfahren und frei-händiges Verfahren Im Einladungsverfahren und im freihändigen Verfahren sollen grundsätzlich nur Anbie-tende berücksichtigt werden, bei welchen angenommen werden kann, dass sie über die geforderte Eignung verfügen.

3.4.1. Angebotsbezogene Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien zur Beurtei-lung des vorteilhaftesten An-gebots Die Zuschlagskriterien dienen der Beschaffungsstelle, das vorteilhafteste und am besten geeignete Angebot (vgl. auch Ziffer 1.2) zu evaluieren. Die Wahl der Kriterien ist daher von grosser Bedeutung. Sie sollen den spezifischen Ansprüchen und Erfordernissen ge-nügen, die in Bezug auf den Beschaffungsgegenstand bzw. die zu beschaffenden Leis-tungen bestehen. Im Weiteren müssen sie sachlich begründet, nichtdiskriminierend sowie beurteilbar und bewertbar sein.

Anbieterbezogene Eignungskri-terien als Muss-Kriterien ver-sus angebotsbezogene Zu-schlagskriterien als Kann-Kriterien Es ist vor allem bei Kriterien, die sich auf betriebliche und organisatorische Themen be-ziehen sowie auch auf die Ressourcen und Kompetenzen der Anbietenden, nicht immer einfach und eindeutig, diese den Eignungs- bzw. Zuschlagskriterien zuzuordnen. Daher ist es wichtig, dass bei den Eignungskriterien, die als Muss-Kriterien (sog. «Killerkriterien») gelten, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen der Anbietenden abgefragt und geprüft werden. Hingegen sollen bei den Zuschlagskriterien, die als Kann-Kriterien gelten, die Ressourcen und Kompetenzen angebotsbezogen – also auf den spezifischen Beschaffungsgegenstand zugeschnitten – definiert und beurteilt werden.

Aussagen zum konkreten Be-schaffungsgegenstand Des Weiteren gehören im Rahmen der Zuschlagskriterien neben dem Preis (Honoraran-gebot) insbesondere die qualitativen und quantitativen Aussagen zum konkreten Beschaf-fungsgegenstand bzw. zum konkreten Projekt. Dazu eignen sich besonders für intellektu-elle Dienstleistungen Projektwettbewerbe oder Projektstudien für Planungsmandate so-wie Lösungsvorschläge (Auftragsanalysen und Vorgehens-/Konzeptstudien) für Baubera-tungsmandate.

3.4.2. Wahl der Zuschlagskriterien

Auf den konkreten Beschaf-fungsgegenstand zugeschnit-ten Zuschlagskriterien Die Wahl der Zuschlagskriterien soll individuell aufgrund einer konkreten Beschaffung er-folgen und richtet sich insbesondere nach: - Art, Bedürfnisse und Verbindlichkeiten des Beschaffungsgegenstands, Projekts, Planungs-, Bauvorhabens, Anlagen, Güter etc., - der Art des Auftrags wie Dienstleistungen (Bauberatung oder Planung), Bauleis-tungen und Lieferungen (Waren), - dem Leistungsumfang bzw. den Phasen, für die Leistungen zu erbringen sind (Initialisierung, strategische Planung, Vorstudien, Projektierung, Ausschreibung, Realisierung, Bewirtschaftung) sowie - der Strategie, den Vorgaben und der Reglementierung zur Beschaffung seitens der Auftraggeberin sowie dem Beschaffungsrecht.

3.4.3. Bekanntgabe der Gewichtung der Zuschlagskriterien

Gründe für die Bekanntgabe der Gewichtung der Zu-schlagskriterien Im Rahmen einer Beschaffung soll bei derer Vorbereitung die Gewichtung (bspw. in Pro-zenten oder Punkten) der einzelnen Zuschlagskriterien definiert und in den Ausschrei-bungsunterlagen angegeben werden. Einerseits schafft dies Transparenz und Fairness gegenüber den Anbietenden, andererseits bringt die Bekanntgabe der Zuschlagskriterien und derer Gewichtung den Vorteil, dass die Anbietenden ihr Angebot besser auf Bedürf-nisse und Vorstellungen der Auftraggeberin ausrichten und die Angebote somit zielgerich-teter erstellt werden können. Bei einer späteren Definition der Gewichtung der Zuschlags-kriterien, – also erst während des Vergabeprozesses – erhöht sich die Gefahr, dass unge-eigneter Angebote eingehen und schliesslich falsche Entscheidungen gefällt werden.

Auswahlverfahren / Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen

5.1.1. Bedeutung des Preis-/Honorarangebots gegenüber den Projektkosten

Beeinflussbarkeit und Verlauf der Projektierungskosten Die Beeinflussbarkeit und der Verlauf der Projektkosten sind eng miteinander verwoben und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Die Kosten sind zu Beginn des Projekts am stärksten beeinflussbar und nehmen dann mit fortschreitendem Projektverlauf ab. Gleich-zeitig steigt mit der Zeit die Genauigkeit der Kostenschätzung.

Bedeutung der qualitativen Kri-terien von Anbietenden und Angeboten für das Gelingen des Projekts Bei der Beschaffung von Planungs- und Bauberatungsleistungen ist es also von entschei-dender Bedeutung, das vorteilhafteste Angebot zu evaluieren, und dies nicht zuletzt auch hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit eines Projektes. Die Honorarkosten machen in der Regel einen kleinen Teil der gesamten Projektkosten aus. Viel entscheidender als die Honorar-kosten sind für das Gelingen eines Projekts – eben auch in Bezug auf die Wirtschaftlich-keit – die Qualifikation der Anbietenden und die projektbezogene Qualität des Angebots. Auch eine Einschränkung der zu erbringenden Planungs- und Bauberatungsleistungen – so dass bspw. wegen des Kostendrucks auf erforderliche Variantenstudien verzichtet wird – kann wirtschaftlich kontraproduktiv sein und verhindern, dass geeignetere und kosten-günstigere Lösungen gefunden werden.

Richtige Gewichtung des Kri-teriums Preis-/Honorarkosten gegenüber den qualitativen Kriterien Daher ist die Auftraggeberin gut beraten, diesem Umstand Rechnung zu tragen und dem Kriterium Pries-/Honorarangebot gegenüber den qualitativen Kriterien angemessen, ge-ringer zu bewerten und die zum Gelingen des Projekts erforderlichen Leistungen nicht zu Beschneiden.

5.1.2. Bewertung des Preis-/Honorarangebots

Gemäss Rechtsprechung in der öffentlichen Beschaffung erfolgt die Bewertung des Preis-/ Honorarangebots lineare mit der vorgängigen Festlegung einer Bandbreite bzw. Preis-spanne⁸, wobei das günstigste zulässige Angebot die beste Bewertung erhält. Angebote ab dem Maximum der Bandbreite erhalten 0 Punkte (in der Regel keine Negativpunkte). Die Bandbreite beträgt üblicherweise, bei Dienstleistungen bis zu 75%, in Ausnahmefäl-len bis 100% (bei Bauleistungen sind es 30% bis 50%).

Beispiel für Preisbewertung mit Preisspanne 80% und max. Punktzahl 60:

Preis-/Honorarangebot, CHF 200‘000.-- 60 Punkte (tiefstes Angebot)

Preis-/Honorarangebot, CHF 280‘000.-- 30 Punkte

Preis-/Honorarangebot, CHF 3600‘000.-- 0 Punkte

Preis-/Honorarangebot, CHF 420‘000.-- 0 Punkte

5.1.3. Bewertung von Honorarangeboten nach dem Zeitaufwand

Stundenansätze und Zeitauf-wandschätzung aufgrund Be-schreibung der Bauberatungs-leistungen In einem Vergabeverfahren für Bauberatungsleistungen kann neben den Stundenansät-zen (nach Qualifikationskategorien bzw. mit ansatzbestimmenden Faktoren) auch der ge-schätzte Zeitaufwand abgefragt werden. Dies bedingt jedoch ein Pflichtenheft mit klar de-finierter Beschreibung der anzubietenden Bauberatungsleistungen (vgl. VLS Standard PPM-S121 «Leistungen und Zuständigkeiten der Bauherrschaft und der Bauberatung»).

Kosten aufgrund Stundenan-sätze und Zeitaufwandschät-zung soll nicht als Zuschlags-kriterium gelten Es empfiehlt sich allerdings nicht, die aus den angebotenen Stundenansätzen und dem geschätzten Zeitaufwand resultierenden Kosten im Rahmen der Angebotsbeurteilung zu berücksichtigen bzw. als Zuschlagskriterium bzgl. Wirtschaftlichkeit zu verwenden. Dies gilt besonders für die frühen Phasen (Initialisierung / strategische Planung / Vorstudien / Projektierung) da zu diesem Zeitpunkt die vorhandenen Vorstellungen und Kenntnisse zum avisierten Bauvorhaben in der Regel noch nicht ausreichend sind, um eine seriöse Zeitaufwandschätzung vorzunehmen. Erfahrungsgemäss kann der effektive Zeitaufwand im Laufe der Projektentwicklung vielfach massiv von der Erstschätzung abweichen. Zu-dem kann eine Preisbewertung (als Zuschlagskriterium) die Anbietenden dazu verleiten, den geschätzten Zeitaufwand möglichst gering anzugeben, um ihre Zuschlagschancen zu erhöhen, was bei Auftragserteilung und späterer grösserer Kostenabweichungen zu un-angenehmen Situationen und Unfairness gegenüber Anbietenden mit schlussendlich zu-treffenderer Zeitschätzung führen und kann.

Die anbieterseitigen Zeitauf-wandschätzungen sollen nur als Richtgrösse gelten Die anbieterseitigen Zeitschätzungen können der Vergabestelle jedoch helfen zu beurtei-len, ob die Anbietenden die gestellte Aufgabe richtig erfasst bzw. ihren Aufwand bedarfs-gerecht eingeschätzt haben, damit eine fach- und qualitätsgerecht Aufgabenerfüllung gewährleistet werden kann. Die im Rahmen des Ausschreibeverfahrens bekannt gewor-denen Honorarkosten (basierend auf den angebotenen Stundenansätzen und den ge-schätzten Zeitaufwänden) können der Vergabestelle allenfalls als Orientierungshilfe und Richtgrösse für die zu erwartenden Bauberatungskosten dienen.

Schätzung des Zeitaufwands für die Bauberatungsleistun-gen durch die Auftraggeberin Der VLS empfiehlt der Auftraggeberin bzw. Vergabestelle die Schätzung für den Zeitauf-wand der zu beschaffenden Bauberatungsleistungen zu Beginn des Beschaffungsverfah-rens selber oder durch eine von ihr beauftragte Fachstelle vornehmen zu lassen. Dieses hat die folgenden Vorteile:

Basis für die Zeitaufwand-schätzung der Planungsleis-tungen Die obenstehenden Ausführungen gelten weitgehend auch für Planungsleistungen. Aller-dings besteht alternativ zur Honorierungsart nach dem Zeitaufwand für die Planungsleis-tungen auch diejenige nach den aufwandbestimmenden Baukosten und die somit eine projektbezogene Berechnungsbasis für den geschätzten Zeitaufwand bietet.